Einer meiner ersten Aufträge als Akten-Engel hat mich zutiefst berührt. Er hat mir die Bedeutung von Ordnung und Struktur in Aktenordnern noch mehr verdeutlicht – daher erzähle ich Ihnen diese Geschichte, die zu meinem schönsten Kundenerlebnis wurde. Aktenordner sortieren ist mir eine Freude.
Ordnung und Struktur in den Papieren fehlte
Bereits im Kennenlerngespräch sah ich unzählige Aktenordner sowie ungeöffnete Briefe in der Dokumentenecke. Die fehlende Ordnung und Struktur war offensichtlich.
Während unseres Treffens erzählte die Kundin (Ü60) mir von ihrer Sorge, dass ihre Kinder im Notfall nicht in der Lage wären, wichtige Dokumente schnell zu finden und zu handeln. Sie wollte ihre (Enkel-)Kinder nicht mit dieser Verantwortung belasten, erst in dem Papierchaos mühsam alles suchen zu müssen. So suchte sie nach einer Lösung – sie brauchte einen Akten-Engel.
Der erste Schritt: Aktenordner sortieren
Es musste also Ordnung und Struktur in die Aktenordner. Ich begann damit, die Dokumente gründlich zu sortieren und nur das Wichtige zu behalten. Ich kenne mich bestens damit aus, was behalten werden sollte und welche Unterlagen aussortiert werden können. Anschließend legte ich klare Kategorien für die Aktenordner fest. So haben wir alle Ordner neu organisiert.
Der nächste Schritt
Im nächsten Schritt sollte sichergestellt werden, dass die Kinder meiner Kundin im Notfall sofort auf die relevanten Informationen zugreifen konnten.
Gemeinsam besprachen wir, welche Vor- und Nachteile ein übersichtlich angefertigtes Dokument mit allen wichtigen Kontakten, Versicherungsinformationen und relevanten Unterlagen hat. Solch ein Notfall-Dokument wird an einem leicht zugänglichen Ort aufbewahrt. Ich erklärte ihr und ihren Kindern ausführlich, wie sie es in Notfällen nutzen konnten.
Nachdem wir das Notfall-Dokument erstellt hatten, war meine Kundin erleichtert. Sie hatte nun die Gewissheit, dass ihre Kinder im Ernstfall alles Wichtige schnell finden konnten, ohne dass diese sich überfordert fühlen.
Es hat mir einen Eindruck hinterlassen
Dieses Kundenerlebnis hat mich nachhaltig beeindruckt. Es hat mir gezeigt, dass der Wert der Ordnung in Aktenordnern und Papieren weit über die physische Struktur hinausgeht.
Es geht darum, Menschen zu entlasten, Ängste zu mindern und eine Grundlage für eine sorglose Zukunft zu schaffen. Ich bin dankbar, dass ich stets Teil dieser positiven Veränderungen sein darf. Denn letztendlich geht es in meinem Beruf darum, Menschen dabei zu helfen, ein harmonisches und organisiertes (Aktenordner-)Leben zu führen, in dem sie sich wohl und sicher fühlen.
Wie ist Ihre Meinung dazu? Haben Sie heute schon an später gedacht?
Sind Ihre Dokumente sortiert und übersichtlich geordnet?
Dieser Beitrag wurde verfasst von : Denise Brauer
