Dokumente sortieren ist für viele unserer Kundinnen und Kunden eine echte Mammutaufgabe. Kein Wunder, wenn sie unzählige Stapel und überquellende Ordner sichten sollen. Unsere Kollegin Katrin Miseré aus Wien dagegen bekommt leuchtende Augen, wenn sie einen Papierauftrag bekommt.
Dokumente sortieren aus Katrins Sicht
„Mit nichts können mir meine Kund*innen mehr Freude machen, als wenn sie mir Ihren Papierkram anvertrauen. Dokumente sortieren entspannt mich und ich vergesse komplette die Zeit. Ich erinnere mich immer noch gerne an die 8 Bananenkartons voller Papier, Briefe und Zettel, die ich einem älteren Herrn sortieren durfte!
Ja – ich liebe es, mich durch Papierstapel zu arbeiten und aus einem Wust ein paar schlanke, übersichtlich strukturierte Ordner zu machen. Meist kümmern sich meine Kund*innen um etwas anderes, während ich Blatt für Blatt durchgehe. Mir wurden sogar schon Ordner mit dem Boten zugeschickt, damit ich das erledige. Herrlich!
Die Abneigung gegen alles, was mit Papier zu tun hat, liegt einerseits am Inhalt. Andererseits an vier Irrtümern.
Der Inhalt der meisten Schreiben ist ja selten erfreulich. Nur selten flattert neben Rechnungen, behördlichen Formularen und Infos mal etwas Nettes, wie Hochzeitseinladungen oder Postkarten, herein. Aber nun gut – damit arrangieren wir uns mehr oder weniger. Gehört halt zum Erwachsenenleben dazu.“
Was aber sind denn vier Irrtümer?
- Die Post zu sichten ist das Gleiche, wie Post erledigen.
- Wenn ich alles aufhebe, bin ich sicher.
- Je detaillierter mein System ist, desto leichter finde ich alles.
- Sobald ich das perfekte System habe, kümmere ich mich regelmäßig um meine Papiere.
Die vier Punkte werfen Fragen auf? Dann schauen wir mal näher hin.
Irrtum 1 – Post sichten und erledigen
Viele haben kein einfaches Verarbeitungssystem für ihre eingehende Post. Das liegt meist daran, dass sie denken, sie müssten die Post auch gleich erledigen. Also öffnen sie die Post erst gar nicht, oder überfliegen sie kurz und legen sie dann irgendwo schnell ab. Das Ziel: Bloß nicht weiter dran denken.
Viele haben auch ein ganz ausgeklügeltes System, um ihre Post vorzusortieren:
To-Dos
Rechnungen
Warten auf
Gesundheit
Wichtig
Wichtig und dringend
Pläne
Freizeit
Irgendwann kennen sie sich in den vielen Kategorien nicht mehr aus und so landet doch wieder alles auf einem Stapel. Die Dokumente sortieren ist dann irgendwann eine Mammutaufgabe.
Dabei ist es ganz einfach, denn für einen guten Überblick brauchst du nur zwei Kategorien:
- Zu erledigen
- Ablage (also in den Ordner)
Somit brauchst du deine Post nur nach diesen beiden Kriterien zu unterteilen. Das solltest du wirklich jeden Abend machen. Es dauert kaum 2 Minuten. Hier schlägt sich auch eine Regel nieder, die ich für Ordnung ganz wichtig finde: alles, was wir täglich erledigen, muss ganz unkompliziert und schnell gehen. Zu viele Unterkategorien machen die tägliche Aufgabe, die Post zu sichten viel zu kompliziert und zeitaufwändig. Und alles, was zu kompliziert ist, hilft uns nicht. Alles was uns nicht hilft, machen wir nicht.
Das Erledigen der Aufgaben kannst du auf einen späteren Zeitpunkt legen.
Also
- Rechnungen zu bezahlen;
- Termine zu vereinbaren;
- Telefonate zu führen;
- wichtige Infos zu lesen, weil Entscheidungen anstehen
Ich habe dafür zwei unterschiedlich farbige Klarsichthüllen. Eine andere Möglichkeit sind Briefablagen. Eventuell kann es sinnvoll sein, Rechnungen in eine extra Klarsichthülle zu legen – falls du sehr viele Rechnungen zu zahlen hast. Diese einfache Einteilung und die konsequente “Postroutine” sind die Basis, um mit wenig Aufwand die Dokumente zu sortieren.
Zu erledigen
Post, die dich auffordert etwas zu tun, kommt in die Kategorie „zu erledigen“. Rechnungen einzahlen; Termine vereinbaren; Informationen einholen.
Ich empfehle dir, auf den Brief zu schreiben (oder auf ein Post-It), was ungefähr zu tun ist. Dabei ist es sehr hilfreich, wenn du ein Verb einbaust. Denn damit gibst du deinem Gehirn gleich eine Handlungsaufforderung und zugleich ein Startsignal.
Beispiel: Brief schreiben (statt: Brief); Frau Schäffel anrufen (statt: Frau Schäffel!!!); Informationen zu Laufzeit einholen (statt: Laufzeit???)
Sobald du Zeit findest (oder finden musst, weil z.B. eine Rechnung zu zahlen ist), nimmst du dir einfach deinen Stapel zur Hand und verschaffst dir einen Überblick. Geh kurz durch, was dringend erledigt werden muss und was nur kurz dauert.
Ist ein To-Do erledigt, ist noch zu entscheiden, wo das Papier nun hin soll: ins Altpapier oder weiter in die Ablage.
Irrtum 2: Je mehr je sicherer – die Ablage
In die Ablage sollte nur kommen, was aufgehoben werden muss. Hier unterliegen viele meiner Kund*innen dem Irrtum 2: Je mehr Papier, desto sicherer bin ich. Die Folge ist, dass die Ablage unbewältigbar wird, weil sie
- völlig unübersichtlich ist
- das Einordnen viel zu viel Zeit in Anspruch nimmt.
Eine Grundregel, die dir die Entscheidung leicht macht: alles, was du brauchst, um nach einem Wohnungsbrand wieder alles ans Laufen zu kriegen, muss in deine Ablage. Die Ablage machst du, wenn z.B. das Ablagefach voll ist. Das wird vermutlich nicht öfter als alle 4 Monate sein und sollte dann nicht länger als 30 Minuten dauern.
Das kommt in die Ablage
- Dokumente: Geburtsurkunde; Heiratsurkunde; Meldezettel; echte Zeugnisse (man bekommt ja heute für jeden 2-stündigen Kochkurs eine Teilnahmebestätigung. Sowas gehört nicht in die Ablage, sondern gehört wenn überhaupt in einen Erinnerungsordner)
- Dienstzeugnisse
- Versicherungspolicen: die Hauptpolice und das jeweils neueste Update
- Finanzamtsunterlagen (Steuerbescheid und ev. eine Vorlage als Ausfüllhilfe; nicht sämtliche Anträge aller vergangenen Jahre)
- Mietvertrag/Kaufvertrag
- Unterlagen zu Bauarbeiten
- Wertpapiere
- Unterlagen fürs Auto
- Verträge (Handy, Fitnessstudio….)
- Testament
- Patientenverfügung
- Nachweise wie z.B. Gasthermenüberprüfungen
- wichtige Gesundheitsunterlagen
- Pensionsunterlagen
- Kontoauszüge und Kreditkartenauszüge sammle ich zusammen in einem kleinen Bankordner.
- Für Privatpersonen gilt: Rechnungen für Dienstleistungen/Handwerksdienste 2 Jahre aufheben (Bekämpfung der Schwarzarbeit). Ich würde demnach auch die Bankbelege solange aufheben. Selbst in Zeiten von Onlinebanking.
Alles, was nicht in dies beiden Kategorien „Zu erledigen“ und „Ablage“ fällt kann ins Altpapier. Das klingt hart? Bitte halte diese Regel strikt für ein paar Monate bei, bis sich dein Papierchaos gelichtet hat.
Irrtum 3: Je detaillierter desto übersichtlicher
Viele Menschen haben ein so detailliertes System, dass am Ende für jedes Schlagwort kaum mehr als fünf Blätter im Ordner liegen. Die Ablage ist dann ein ewiges Hin- und Herüberlegen, wo denn Brief XY am besten dazugehört. Auch das Finden eines bestimmten Dokumentes ist dann immer mit langem Suchen verbunden.
Dokumente sortieren – im Detail liegt das Problem
Viel leichter wird der Umgang mit der Ablage, wenn du dich an folgenden Satz hältst: Es ist gut genug, wenn du den richtigen Ordner mit einem Griff bei der Hand hast. Das bedeutet: eine gröbere Struktur ist beim Dokumente sortieren hilfreicher – auch wenn du es jetzt vielleicht nicht ganz glauben kannst.
Ich schlage folgende Kategorien vor:
- Wohnung/Haus: Mietverträge; Verträge zum Strom/Gas/Wasser; Internet;
- Betriebskostenabrechnung (3-5 Jahre zurück); Überprüfungen der Gastherme.
- Dokumente: Geburtsurkunde; Heiratsurkunde; Meldezettel; Staatsbürgerschaftsnachweis; Wertpapiere: aktuelle Wertpapiere; Kaufvertrag und aktueller Stand (je nach Interesse auch etwas länger zurück);
- Bank: Bankverträge, Kreditvereinbarungen
- Versicherungen: Ursprungspolice und die aktuellste Erneuerung
- KFZ: Kaufvertrag, große Reparaturen (vor allem nach Unfällen); Pickerl/Tüv;
- Steuer/Finanzamt: Alle Steuerbescheide
- Pension: Bescheide der Pensionsversicherung/Datenauszüge der Sozialversicherung,
- ev. Dienstverträge und Zeugnisse (als Beweis, wie lange man wo beschäftigt war).
- Lohnzettel (um Platz zu sparen nur die ersten und letzten eines Jahres)
- Testament/Patientenverfügung
- Gesundheit: nur wichtige Befunde (große Operationsberichte, auffällige Blutbefunde, auffällige Röntgenaufnahmen).
- Rechnungen: Rechnungen über einen großen Betrag, die mit einer Garantie verbunden sind. Eventuell können dort auch noch langfristige Garantien untergebracht werden. Wenn es zu viele sind, bietet sich ein eigener Ordner „Rechnungen/Garantien“ an. Der sollte einmal im Jahr auf den neuesten Stand gebracht werden.
Kleinere Rechnungen, die ich bezahlt habe, schmeiße ich weg. Auch Einzahlungs- bzw. Überweisungsbelege. Beides beweist nicht, dass ich tatsächlich bezahlt habe. Dieser Nachweis findet sich nur auf dem Kontoauszug.
Auch meinen Kund*innen schlage ich die obigen Kategorien vor. Ich frage sie aber immer zuerst: „Wo würden Sie es suchen, wenn Sie es jetzt brauchen.“ Denn ihre innere Landkarte funktioniert eventuell ganz anders, als meine.
Irrtum 4 – Ich brauche erst das perfekte System
Solange man das perfekte System sucht, wird man immer wieder von Neuem im Papier untergehen. Denn es wird der Zeitpunkt kommen, an dem man den Haken entdeckt.
- Du findest doch nicht gleich ein Dokument in deinem Ordner
- Du übersiehst doch mal eine Rechnung
- Du hast doch noch einen Poststapel auf dem Tisch liegen
- Du hast immer noch das Gefühl, zu viel oder zu wenig aufzuheben
Das perfekte System gibt es nicht. Oder lass es mich besser formulieren: ein System, das dir vertraut ist, ist perfekt.
Damit dir aber ein System vertraut wird, musst du ihm Zeit geben. Das bedeutet auch, dass du den Haken akzeptierst. Denn wenn du wieder alles umstrukturierst, wirst du nur einen neuen Haken kennenlernen. Wenn du dagegen über den Haken ein paar Mal gestolpert bist, wirst du immer besser mit ihm umgehen können – bis du den Haken gar nicht mehr als Haken wahrnimmst. Es sind meist die letzten 5% die nicht so funktionieren. Tüftle nicht ewig an diesen letzten 5% herum. Hast du die vielleicht sogar mühevoll beseitigt, springen dafür an anderer Stelle Probleme auf.
Wenn du mehr zu Katrin erfahren möchtest, besuche einfach ihre Website: www. katrin-schafft-platz.at.
Du möchtest deine Dokumentenablage endlich in den Griff bekommen? Dämme deine Papierflut ein.
Oder lass dir einfach helfen für mehr Ordnung in Dokumenten.
