Chaos am Arbeitsplatz Wir räumen Ihr Büro auf und strukturieren neu Ordnungspartner*in finden
Unsere Bürospezialisten sorgen für beste Ordnung in Dokumenten und PC
Ordnungspartner*in finden

Büroorganisation – Das können wir für Sie tun

Auf dieser Seite finden Sie Ihre Unterstützung für Ihr Büro. Damit Sie bald wieder den Überblick haben.

Ordnung am Arbeitsplatz / im Büro

Wir helfen Ihnen bei der Organisation Ihres Schreibtisches.

  • Atmosphäre und Motivation schaffen
  • Überblick, Übersicht, Transparenz

Ordnung in den Papierunterlagen und digitalen Dokumenten

Wir unterstützen Sie bei der Dokumentenverwaltung.

  • Papierunterlagen
  • digitale Ablage
  • unter Berücksichtigung der Aufbewahrungsfristen

Organisation am Computer / Digitalisierung

Ihr Weg in das digitale Büro. Ob nur in Teilen oder vollständig.

  • digitale Arbeitsprozesse
  • E-Mail-Management, koordinierte digitale Ablage
  • Praktische Anwenderunterstützung der MS-Office Programme in den Betriebssystemen Windows und Mac.
  • unter Berücksichtigung der DSGVO

Beratung und Service

Gerne unterstützen wir Sie auch in folgenden Bereichen.

  • Organisationsberatung für Start-Ups, Freiberufler, Einzelunternehmer und KMUs
  • Workshops und Seminare
  • Mobiler Sekretariats-Service/Assistenz
  • Vermittlung von Fachleuten für PC- und Internet-Technologie
  • Unterstützung bei der Gestaltung von Visitenkarten und Briefpapier
  • Lean-Office
  • Prozessberatung, -optimierung und -begleitung
  • Unterstützung bei der Dokumentenerstellung

Unsere Bürospezialist*innen

Buchen Sie unsere professionellen Bürospezialist*innen. Systematisch wird Ihre neue Ordnung geschaffen.
Einfach und präzise, mit Herz und Verstand!

Kerstin Weigelt ist Ihr Ordnungscoach im Ordnungsservice Leipzig

Kerstin Müller-Weigelt
04177 Leipzig

Felicitas Rodekohr ist Ihr Ordnungscoach im Ordnungsservice Berlin

Felicitas Rodekohr
12103 Berlin

Heike Andersen und Peter Andersen ist Ihr Ordnungscoach im Ordnungsservice Borsfleth

Heike und Peter Andersen
25376 Borsfleth

Jana Martens als Ordnungscoach vom Ordnungsservice

Jana Martens
28307 Bremen

Edelgard Härter ist Ihr Ordnungscoach im Ordnungsservice Wunstorf und Hannover

Edelgard Härter
31515 Wunstorf / Hannover

Ursula Kittner ist Ihr Ordnungscoach im Ordnungsservice Düsseldorf

Ursula Kittner
40235 Düsseldorf

Meike Suhre ist Ihr Ordnungscoach im Ordnungsservice Duisburg und Venlo in den Niederlanden

Meike Suhre
47506 Neukirchen-Vluyn / Duisburg

Julia Schumann ist Ihr Ordnungscoach im Ordnungsservice Osnabrück und Minden

Julia Schumann
49152 Bad Essen

Christine Benner als Ordnungscoach vom Ordnungsservice Heidelberg

Christine Benner
69126 Heidelberg

Katrin Misere vom Ordnungsservice Wien als Ordnungscoach

Katrin Miseré
A – 1020 Wien
A – Österreich

Büroorganisation – Ihre Fragen, unsere Antworten

Büroorganisation ist im Arbeitsalltag das halbe Leben. Ob ständig verlegte Belege, nicht auffindbare Unterlagen, bis hin zur Suche nach dem Kugelschreiber – all das sind nervige und zeitfressende Tätigkeiten, die nicht ins Büro gehören. Aus diesem Grund ist eine strukturierte Büroorganisation ein Grundpfeiler für jedes funktionierende Unternehmen. Büroorganisation erschafft einen Arbeitsplatz, der effizient ist und eine große Mitarbeiterzufriedenheit erschafft. Planloses Sammeln von Informationen auf Post-its, verteilte Blattansammlungen, die stapelweise an mehreren Orten im Büro verteilt sind, versetzen Menschen schnell ins Chaos.

Das Resultat sind lange Suchaktionen nach wichtigen Dokumenten und verpasste Abgabezeiten. Der Stressfaktor steigt dadurch um ein Vielfaches bei Mitarbeitern. Menschen mit weniger Organisationstalent geraten schnell in ein Vermeidungsverhalten und als Ergebnis sinkt die Motivation für die Arbeit. Frust entsteht und kann zu stressbedingten Erkrankungen führen.

Wussten Sie schon: Kreativität nimmt bei Chaos ab. Wo Unordnung ist, können wenig kluge Ideen entstehen. Mangelnde Büroorganisation verursacht unnötige Kosten für Unternehmen und nicht eingehaltene Fristen können das Geschäft schädigen.

Vorteile einer organisierten Arbeitsumgebung überwiegen. Die größten Vorteile einer strukturierten Arbeitsumgebung liegen in folgenden Punkten:

  • Steigerung der Produktivität
  • Förderung der Mitarbeiterzufriedenheit
  • Vereinfachung des Arbeitsalltags dank fester Strukturen
  • Förderung der Team-Dynamik
  • professionelles Image nach außen und nach innen
  • Fokus auf effektive Arbeit, statt Chaos
  • ineinander greifende Zusammenarbeit der Belegschaft

Entspannt in den Arbeitsalltag starten ist für jeden Angestellten ein großer Wunsch. Dies lässt sich ganz einfach umsetzen, wenn man seinen Arbeitsplatz pflegt.

Vor allem der PC ist das wichtigste Equipment, mit dem man täglich im Büro arbeitet. Wie ist es bei Ihnen: Sind Ihre Notizen und Unterlagen fein sortiert, Ihre E-Mails aufgeräumt und Dateien schnell wiederzufinden?

Störende Stressfaktoren beseitigen Sie am besten, indem Sie Ihren PC, genau wie Ihren Schreibtisch, stets ordentlich halten. Arbeiten Sie mit To-do-Listen, um den Überblick zu behalten. Bei erledigter Aufgabe, nach Priorität sortiert, haken Sie die Notiz einzeln ab. Das gibt ein Glücksgefühl und hilft, den Überblick zu behalten. Außerdem ist es wichtig, auf Ihr Zeitmanagement zu achten und mit einem Zeitplan zu arbeiten. Zeitdiebe können Sie schnell identifizieren und im besten Fall aus Ihren Abläufen verbannen.

Büroorganisation in Unternehmen beinhaltet nicht nur Ordnung am Schreibtisch. Unternehmensstrukturen geben Arbeitsabläufe und Prozesse vor, um die Arbeit zu erleichtern und für jeden Mitarbeiter transparent zu halten. So ist beispielsweise eine einheitliche Ablage von Unterlagen sehr wichtig.

  • Digitales Dokumentenmanagement: Ein weiterer wichtiger Baustein der Büroorganisation beinhaltet die digitale Dokumentenablage. Ordner auf dem PC sollten klar strukturiert und sauber abgelegt werden. Dokumente, auf die mehrere Mitarbeiter zugreifen, können in einer Cloud mit durchdachtem System zugeordnet sein.
  • Software für Büromanagement: Abläufe im Büro werden heute wunderbar papierlos und digital erfasst. Zeiterfassungen oder Projektmanagement lassen sich mit zielführender Software schnell, einfach und übersichtlich umsetzen.
  • Koordinierung von Terminen: Terminmanagement ist unerlässlich. Sowohl Terminvergaben mit Kunden als auch interne Deadline-Absprachen im Team sind für einen reibungslosen Ablauf im Betrieb notwendig. Für Meetings und Veranstaltungen müssen Räume gemietet, gebucht und Teilnehmer eingeladen werden. Dafür benötigt man Organisationstalent.
  • Zeitmanagement: Betriebe sollten Ihren Mitarbeitern eine gesunde Zeiteinteilung vorleben, indem feste Besprechungszeiten und Vorgehensweisen gleich festgelegt sind. Wochenpläne, digitale Kalender und klassische To-do-Listen unterstützen die gesamte Belegschaft. Oftmals werden unangenehme Aufgaben lange verschoben. Vor allem in der Führungsriege ist es wichtig, unangenehme Aufgaben schnell zu erledigen und Ordnung vorzuleben.

Das Büro ohne Papier ist die nachhaltige Alternative für Unternehmen. Die Vorteile eines papierfreien Büros überwiegen. Sie sparen große Menge an Papierabfällen und erschaffen zugleich ein übersichtliches Arbeitsumfeld für Ihre Kollegen. Die Datensicherheit ist im digitalen Umfeld mehr gewährleistet, da Sie vor unbefugtem Zugriff besser schützen können. Ihre Belegschaft kann optimal in Teams agieren und die Zusammenarbeit wird insgesamt gefördert. Sie sparen nicht nur Kosten, sondern vor allem Zeit. Schließlich müssen keine Dokumente mehr ausgedruckt und abgeheftet werden.

Mit dieser Checkliste fällt es Ihnen leichter, eine Veränderung in Ihrer Büroorganisation zu veranlassen:

  • Notizbücher oder digital durchdachte Notizen-Apps, statt loses Papier im Büro
  • Ablagesysteme und -fächer mit klarer Zuordnung und Beschriftung
  • Ablagefächer für Posteingang und Postausgang – idealerweise digital im E-Mail-Postfach
  • Leicht verständliche Archivierung und Verwalten von E-Mails und alten Dateien
  • Digitales Dateien- und Dokumentensystem, was den Büroalltag erleichtert
  • Ablage für Rechnungen systematisch nutzen
  • Klar vorgegebene Abläufe
  • Übersichtliches Zeitmanagement und regelmäßiges Organisieren für Büroablage-Zeiten
  • Ergonomischer Arbeitsplatz

Starten Sie in ein nachhaltiges Büro und profitieren Sie von all den Vorteilen.

Morgens einen aufgeräumten und sauberen Schreibtisch vorzufinden, bietet die besten Voraussetzungen, um direkt mit guter Laune in den Arbeitstag zu starten. Er dient als Grundlage für effiziente Arbeit. Nutzen Sie den Schreibtisch ausschließlich als Arbeitsfläche, nicht als ständigen Ablageort. Verwendete Unterlagen und Materialien sollten Sie direkt nach Nutzung wieder an den dafür vorgesehenen Ort zurücklegen. Stellen Sie sicher, dass später keine zeitintensiven Suchaktionen entstehen. Mit wenigen Handgriffen gelingt es auch Ihnen, dauerhaft Ordnung auf dem Schreibtisch zu schaffen.

Sorgen Sie für eine neue Struktur auf Ihrem Schreibtisch! Räumen Sie hierzu zunächst den Schreibtisch frei. Stellen Sie sich dabei folgende Fragen:

  • Was benötigen Sie regelmäßig und häufig?
  • Was verwenden Sie nie?
  • Welche Gegenstände werden unregelmäßig genutzt?
  • Was befindet sich in den Schubfächern Ihres Schreibtischs?

Auf diese Weise erhalten Sie einen Überblick über all die Ansammlungen Ihres Schreibtischs. Alle häufig verwendeten Utensilien finden einen Platz auf Ihrem Arbeitsplatz. Unnötige, nicht genutzte Gegenstände, können Sie beseitigen. Finden Sie einen geeigneten Ort für unregelmäßig genutzte Dinge. Ein Rollcontainer ist für das Vorhaben besonders geeignet. So erhalten Sie einen dauerhaft aufgeräumten Schreibtisch.

Noch übersichtlicher wird es, wenn Sie keinen Papierstau entstehen lassen. Wer kennt es nicht? Besonders zu Beginn der Woche oder gar nach dem Urlaub sammeln sich Papierunterlagen in Ihren Ablagefächern. Damit Sie schnell Herr der Lage werden, ist ein zügiges und strukturiertes Abarbeiten gefragt. Abgearbeitete Dokumente, die Sie zunächst nicht mehr benötigen, heften Sie organisiert ab oder sortieren sie für später in Ablagefächer.

Entwickeln Sie ein durchdachtes Ablagesystem, was Ihnen Vorteile im Arbeitsalltag ermöglicht. Berücksichtigen Sie dabei verschiedene Kategorien, die Ihre Aufgaben widerspiegeln und sortieren Sie entweder nach To-do oder nach Abgabefristen. Besondere Übersichtlichkeit erschaffen Sie, indem Sie mit verschiedenen Farben arbeiten und jede Kategorie eine andere Farbe erhält, beispielsweise durch Hefter oder Ordner. Mit einem aufgeräumten Schreibtisch können Sie Ihren Büroalltag optimieren. Ein ergänzendes System für mehr Struktur im Arbeitstag hilft, Ihre Tätigkeiten noch besser zu verwalten.

Für eine bessere Übersichtlichkeit können folgende hilfreiche Systeme zum Einsatz kommen:

  • Hefter
  • Ordner
  • Mappen
  • Ablagefächer und -körbe
  • Stehsammler
  • Hängemappen
  • Pinnwände

Je nach Vorlieben und Bedarf wählen Sie für sich passende Hilfsmittel aus. Damit können Sie eine neue Struktur auf dem Schreibtisch schaffen. Beseitigen Sie schnell ablenkende Gegenstände von Ihrem Schreibtisch, um effektiv arbeiten zu können. Bemerken Sie ein Schwinden Ihrer Konzentration? Dann räumen Sie beispielsweise das Smartphone weg. Kreieren Sie am Schreibtisch einen Wohlfühlort mit Pflanze und einem persönlichen Bild. Das vermittelt Ihnen ein positives Gefühl. Es sollte Sie allerdings nicht ablenken, sondern die Motivation bei der Arbeit erhöhen. Auf diese Weise können Sie Ihre Aufgaben effizienter erledigen.

Ein Ordnungscoach bietet seine Dienste für Ordnungsarbeiten jeder Art als Service-Leistung und Beratung an. Bürospezialisten geben Hilfe beim

  • Aussortieren,
  • Aufräumen
  • und Organisieren

im Büro und am Arbeitsplatz. Sie helfen nicht nur für den Moment. Sie erschaffen neue Strukturen sowie Prioritäten. Dadurch zeigen sie neue Wege auf, um sinnvolle Ablagesysteme online und offline zu integrieren. Eine umfangreiche Beratung und Coaching zum Thema Digitalisierung erhalten Sie ebenfalls. Beratungen und Coachings müssen nicht zwingend vor Ort geschehen. Bei Online-Coachings erhalten Sie hilfreiche Tipps und können direkt selbst für die Umsetzung durchstarten.