Für viele ist das Thema Digitalisierung immer noch so weit weg, weil der Schritt dorthin eine große Überwindung darstellt. Was darf ich überhaupt digital aufbewahren? Auf welcher Cloud soll ich meine Daten speichern? Welchen Scanner sollte ich nutzen? Unsere Kollegin Julia Schumann aus Osnabrück geht das Herz auf, wenn sie einen Auftrag in diesem Bereich bekommt.
„Mittlerweile bin ich seit 2 Jahren selbstständig, schöpfe aber aus 12 Jahren eigener Erfahrung in dieser Thematik, denn ich habe bereits mit 17 Jahren mit der konsequenten Digitalisierung meiner Dokumente begonnen und mir eine digitale Dokumentstruktur aufgebaut, mit der ich heute einiges an Zeit spare.
Immer wenn nur das Wort „Büroorganisation“ oder der Satz „Ich möchte digitaler werden“ ist es wie Musik in meinen Ohren, denn ich liebe es all meine gelernten Erfahrungen weiterzugeben.“
Digitalisierung ist jetzt!
Dieser Prozess erfordert viel Zeit und Geduld. Denn so gerne sich viele eine schnelle Veränderung wünschen, braucht diese Zeit, damit eine nachhaltige Ordnung entsteht.
Wichtig ist vorab eine gute Papierordnung, um eine Grundlage für die Digitalisierung zu schaffen. Mehr Informationen dazu findest du in dem Artikel “Dokumente sortieren – verstecke sich, wer kann!“
Nichts ist schlimmer, als ein „Papierchaos“ einzuscannen, denn dann erzeugst du digitales Chaos. Daher empfehle ich erst alle wichtigen Schritte zu durchlaufen (Papiere kategorisieren, reduzieren und strukturieren), bevor du mit der Digitalisierung startest.
Lass uns gemeinsam digital durchstarten!
Wähle zuerst ein geeignetes Gerät zum Einscannen deiner Dokumente. Wenn du bereits einen Dokumentenscanner besitzt, schaffe dir bitte kein neues Gerät an, sondern nutze immer das, was in deinem Haushalt vorhanden ist. Wenn du kein Gerät zum Scannen besitzt, dann empfehle ich dir ein Gerät von den Marken Epson oder Brother. Achte hierbei auf die Scan-Auflösung und auf das Fassungsvermögen, denn je nachdem wie viele Dokumente du digitalisieren möchtest, ist es wichtig, ein dazu passendes Gerät zu wählen.
Weiter geht es mit dem Format: Ich empfehle immer in dem Format PDF (Portables Dokumentenformat) zu scannen, da es mit allen Betriebssystemen kompatibel, aber auch ein zeitloses Format ist. Die Auflösung, in der du scannst, sollte zwischen 300 und 600 dpi liegen, so verbrauchst du nicht allzu viel Speicher und hast eine gute Qualität in der dir deine Dokumente digital angezeigt werden.
Scan es ein und es ist dein!
Sobald du alle Dokumente digitalisiert hast, geht es an den Aufbau einer Ordnerstruktur. Projiziere hier einfach die geschaffenen Kategorien, die du bereits bei deinen analogen Papieren nutzt auf deine digitalen Ordner. So findest du deine Dokumente am PC schnell wieder. Wenn du beispielsweise einen Ordner „Versicherungen“ besitzt, erstelle auch einen digitalen Ordner der „Versicherungen“ heißt und führe so deine Ordner fort.
Weiter geht es mit der Benennung der Dateien. Überlege hier, unter welchem Schlagwort du deine Dokumente am ehesten suchen würdest und achte hier auf eine einheitliche Benennung. Du kannst z.B. das Datum nutzen und die Art des Dokumentes mit in die Namensgebung einbeziehen (Jahr_Monat_Tag_Art des Dokumentes –> 2023_04_01_Rechnung Müller).
Benennungen werden oft unterschätzt, aber bedenke bitte: Je besser und präziser du deine Dokumente bezeichnest, desto schneller findest du sie später wieder. Also investierst du jetzt etwas Zeit, die du aber später wieder sparst.
Keine Angst vorm Digitalisieren: Suchfunktionen erleichtern dir das Finden deiner Dateien
Du musst nicht perfekt sein, um zu starten. Sei pragmatisch und mache dir nicht zu viele Gedanken über die Möglichkeiten, die es gibt, sondern starte mit einem einfachen Ziel.
Auch ich habe einen jahrelangen Weg hinter mir und habe mich nicht großartig vorbereitet, sondern einfach gemacht! Weil ich das Bedürfnis hatte, meine Dokumente flexibel abrufen zu können!
Daher schöpfe ich aus langjähriger Erfahrung, die ich nun tagtäglich meinen Kunden in Form von Checklisten, Grafiken und Übersichten mitgeben darf. Damit sie den Weg zur digitalen Dokumentenablage schaffen und ihre Ordnerstrukturen mit so viel Liebe und Leidenschaft pflegen wie ich.
Und anschliessend noch das Smartphone aufräumen? Auch dazu haben wir Tipps für dich: Digitale Ordnung auf dem Smartphone – OrdnungsService.com
