Digitalisierung - Unsere Ordnungscoaches helfen Ihnen bei der digitalen Ordnung
Schluss mit Papierbergen und schweren Aktenordnern Nicht Suchen, sondern Finden - wir begleiten Sie zum perfekten digitalen Ablagesystem

Papierloses Büro

Die Digitalisierung schreitet weltweit voran. Damit kommen viele neue technische Hürden auf uns zu:

Rechnungen werden überwiegend per Mail verschickt. Wir sammeln für uns wichtige Informationen digital. Für Anmeldungen in einem neuen Portal wird ein persönlicher Account erstellt – Passworte müssen verwaltet werden. Beim Einkaufen werden Kassenbons in Apps gespeichert und vieles mehr.

Wir speichern immer mehr Daten digital und wenn sie nicht mit einem für uns logischen System sortiert werden, geht schnell die Übersicht verloren.

Wer kein Dokumentensystem hat, verliert den Überblick

Auch das wichtige Thema Nachhaltigkeit bringt uns dazu, unseren Umgang mit Dokumenten zu verändern.

Papier ist teuer in der Beschaffung und auch in der Lagerung, denn analoge Ordner benötigen viel Stauraum im Vergleich zum digitalen Ordner. Was uns häufig nicht bewusst ist: Selbst Platz bereitstellen kostet Geld – in Form von Möbeln und Raum, es steigert also unseren persönlichen oder betrieblichen Ressourcenverbrauch.

Auf digitale Dokumentenablage umstellen

Viele Menschen haben Unsicherheiten, was die digitale Welt betrifft. Wer eigenständig begonnen hat, sich umzustellen, landet mit den großen Fluß an Datenmaterial schnell in der Schleife „Wo ist es nur abgelegt …?“. Das sinnvolle System fehlt.

Damit Sie einen nahtlosen Übergang in Ihr digitales Büro finden, stehen Ihnen unsere Ordnungs- und Digitalisierungsexperten vor Ort oder Online per Video-Call zur Seite.

Wir beraten Sie und klären Ihre offenen Fragen zur Digitalisierung.

Wir begleiten Sie mit System in Ihrer digitalen Umstellung – Privat und im Unternehmen.

Wir schaffen Transparenz zu den technischen Möglichkeiten.

Wir stärken Sie in der manuellen Umsetzung, damit Angst vor dem Neuen erst gar nicht aufkommt.

Wir sind für Sie da. Denn: Die Digitalisierung gehört schon lange nicht mehr der Zukunft an, sondern Digitalisierung ist jetzt.

Lassen Sie uns gemeinsam starten.

Kerstin Weigelt ist Ihr Ordnungscoach im Ordnungsservice Leipzig

Kerstin Müller-Weigelt
04177 Leipzig

Christin Lungwitz Francia ist Ihr Ordnungscoach im Ordnungsservice Luckau

Christin Lungwitz Francia
15926 Luckau

Jana Martens als Ordnungscoach vom Ordnungsservice

Jana Martens
28307 Bremen

Edelgard Härter ist Ihr Ordnungscoach im Ordnungsservice Wunstorf und Hannover

Edelgard Härter
31515 Wunstorf / Hannover

Meike Suhre ist Ihr Ordnungscoach im Ordnungsservice Duisburg und Venlo in den Niederlanden

Meike Suhre
47506 Neukirchen-Vluyn / Duisburg

Julia Schumann ist Ihr Ordnungscoach im Ordnungsservice Osnabrück und Minden

Julia Schumann
49152 Bad Essen

Christine Benner als Ordnungscoach vom Ordnungsservice Heidelberg

Christine Benner
69126 Heidelberg

Andrea Auer ist Ihr Ordnungscoach im Ordnungsservice Haag

Andrea Auer
A – 3350 Haag
A – Österreich

Digitalisierung im Büro: Warum ein papierloses Büro sinnvoll ist

Wir sind umgeben von digitalen Neuerungen. Nicht nur im Alltag, sondern auch in der Arbeitswelt. Und auch wenn wir uns dadurch manchmal ein wenig überrumpelt fühlen – durch solche Innovationen können wir Zeit und Geld sparen sowie menschliche Fehler minimieren. Bedeutet: weniger Stress und mehr Effizienz im Arbeitsalltag.

Eines dieser aufregenden Potenziale liegt in der Transformation hin zu einem Büro, das ohne Zettelwirtschaft auskommt. Warum ein papierloses Büro nicht nur sinnvoll, sondern auch nachhaltig und erfolgsfördernd sein kann? Das erfahren Sie in diesem Artikel.

Wer von uns hat nicht schon einmal den Überblick verloren, zwischen einem Berg von Belegen, Rechnungen und chaotischen Post-its auf dem Bildschirm? Die Zettelwirtschaft scheint manchmal unausweichlich zu sein. Doch keine Sorge – eine Umstellung auf das papierlose Büro bringt nicht nur Ordnung und Struktur ins Chaos. Sie schont ebenso die natürlichen Ressourcen. All das, während Sie Platz, Zeit und Produktivität zurückerobern.

Die Vorteile des papierlosen Büros werden klar, wenn wir die Nachteile des papierbasierten Arbeitens betrachten: Unterlagen gehen verloren, die Archivierung ist oft ein chaotisches Durcheinander und Aufwand sowie Kosten für Druck und Lagerung können erheblich sein. Nicht zu vergessen die Umweltauswirkungen. Unzählige Bäume werden gefällt, um Papier herzustellen und der Energieverbrauch bei der Papierproduktion ist beträchtlich.

Das Scannen von Dokumenten verändert nicht nur die Art und Weise, wie Unternehmen Informationen verwalten. Sie bietet gleichzeitig nachhaltige Vorteile für die Umwelt.

Optimierung des Workflows

Inwiefern steigt die Produktivität aufgrund eines papierlosen Büros? Papierbasierte Geschäftsprozesse gelten als weniger produktiv. Diese sind langwieriger und unterliegen weniger Kontrolle. Unterlagen werden beispielsweise manuell von Buchhaltung zur Personalabteilung bewegt. Das bringt Verzögerungen oder gar Fehler mit sich. Werden Dateien jedoch auf elektronischen Ablagen zentral gespeichert, ist der einfache Zugriff für alle Mitarbeiter gegeben.

Digitalisierte Vorgänge erlauben einen klaren Überblick über Geschäftsabläufe. Beispielsweise durch Erinnerungen an die Begleichung von Rechnungen oder die Fristen für Verträge. Dies fördert nicht nur die Kontrolle am Arbeitsplatz, sondern bringt auch rechtliche Vorteile mit sich. Außerdem entfallen im papierlosen Büro zahlreiche administrative Abläufe, die mitunter Zeit fressen und lästig sein können. Ein Segen für Ihre Mitarbeiter.

Datensicherheit

Wichtige Notizen, vertrauliche Akten oder private Ordner bewahren Sie in Ihrem Büro auf? Dann müssen Sie darauf hoffen, dass nichts verloren geht oder gar gestohlen wird. Nun stellen Sie sich vor, all Ihre wertvollen Unternehmensdaten sind

  • digitalisiert,
  • zentral gespeichert
  • und streng verschlüsselt.

Digitale Dateien können nämlich weitaus besser geschützt werden als Dokumente in Papierform. Auf diese Weise wird das Risiko von Datenverlust oder unbefugtem Zugriff drastisch minimiert.

Doch denken Sie auch an gängige Datenschutzbestimmungen. Unternehmen müssen sich heutzutage an strenge Vorschriften halten. Das papierlose Arbeiten macht die Verwaltung, Bearbeitung und Kontrolle personenbezogene Daten viel einfacher. Ein weiterer Aspekt des digitalen Arbeitens ist die Leichtigkeit der Wiederherstellung verloren gegangener Daten. In der digitalen Welt ist das Erstellen von Backups ein Kinderspiel. Kommt es durch Hardwareausfall oder menschliches Versagen zum Datenverlust, können digitale Dokumente mühelos wiederhergestellt werden.

Reduzierung von Ressourcen

Gleichzeitig bedeutet die Umstellung auf digitales Arbeiten auch eine Reduzierung des Ressourcenverbrauchs. Mal Hand aufs Herz – wieviel Papier, Tinte oder Lagerraum benötigen Sie für das traditionelle Management von Dokumenten? Dies kostet nicht nur Geld, sondern birgt auch negative Effekte auf die Umwelt.

Das papierlose Arbeiten ist mehr als nur eine effiziente Alternative. Es ist eine umweltfreundliche Entscheidung. Die Papierherstellung hat bekannte umweltschädliche Auswirkungen – einschließlich Abholzung und Energieverbrauch. Indem Sie auf digitales Arbeiten umsteigen, tragen Sie dazu bei, diese negativen Effekte zu minimieren und die Nachhaltigkeit zu fördern. Die Verringerung des Transport- und Lageraufwands für physische Dokumente ist ein bedeutender Schritt in Richtung Klimaschutz. Das zeigt Ihr Engagement für eine grünere Zukunft und stärkt Ihre Corporate Social Responsibility nach außen.

Elektronische Archivierung bedeutet ganz klar weniger Verschwendung und eine effizientere Nutzung von Ressourcen. Das schont nicht nur was nicht nur die Umwelt, sondern senkt auch Zeit und Betriebskosten.

Sicher denken Sie gerade: „Das klingt alles gut und schön, aber wie fange ich an?“ Mit einem Ordnungsexperten an Ihrer Seite können Sie Step-by-Step ein papierloses Büro einrichten:

Schritt 1: Bewusstsein schaffen

Starten Sie mit einer gründlichen Analyse Ihres aktuellen Papierverbrauchs. Dabei werden Sie erkennen, dass Papier oft Ineffizienz bedeutet – und zwar bei allen wichtigen Prozessen Ihrer Unternehmensführung.

Schritt 2: Technologie auswählen

Die Digitalisierung bietet zahlreiche Tools und Technologien. Diese machen es einfacher denn je, den Schritt zum papierlosen Büro zu gehen:

  • Mobile Cloud-Speicher,
  • elektronische Signaturen,
  • digitale Dokumentenmanagement-Systeme

All diese Innovationen stehen zur Verfügung, um den Übergang reibungslos zu gestalten. Lassen Sie sich beraten, welche der entsprechenden Tools für Ihr Büro infrage kommt. Wir unterstützen Sie gern beim Übergang zum papierlosen Büro.

Schritt 3: Mitarbeiter schulen und einbeziehen

Technologie allein reicht jedoch nicht aus. Ihre Mitarbeiter sind der Schlüssel zum Erfolg. Führen Sie Schulungen für Ihre Mitarbeiter durch, damit sie die neuen Tools und Prozesse verstehen und effektiv darauf zugreifen können. Dabei sollten Sie Ihr Team stets Inspirieren, den Wandel zu begrüßen und die Vorteile der digitalen Arbeitsweise zu erkennen. Ein Beispiel ist das effektivere Arbeiten im Homeoffice.

Schritt 4: Entwicklung einer Umsetzungsstrategie

Für die Umstellung eignet sich eine gut durchdachte Strategie. Setzen Sie klare Ziele und Meilensteine für den Übergang zum papierlosen Büro. Erstellen Sie einen Zeitplan, um den Fortschritt zu überwachen. Bleiben Sie dabei fexibel und passen Sie die Strategie wenn nötig an.

Jede Veränderung bringt auch Nachteile mit sich. Einige der Hauptprobleme, die Unternehmen bei diesem wichtigen Wandel überwinden müssen, sind:

  • 1. Akzeptanz der Mitarbeiter: Viele Kollegen sind an das Arbeiten mit Papier gewöhnt und könnten zögern, sich an digitale Arbeitsprozesse anzupassen. Schulungen und Kommunikation sind unerlässlich, um diese Hürde zu überwinden.
  • 2. Technische Investitionen: Die Einführung neuer Technologien und Systeme erfordert finanzielle Investitionen. Dies kann für kleinere Unternehmen eine Herausforderung darstellen. Die Kosten für Hardware, Software und Schulungen müssen sorgfältig kalkuliert werden.
  • 3. Dokumentenkonvertierung: Das Digitalisieren physischer Dokumente in elektronische Formate kann zeitaufwändig sein. Das Scannen, Indexieren und Speichern großer Mengen von Papierdokumenten erfordert sorgfältige Planung und Ressourcen.
  • 4. Datensicherheit: Mit der Digitalisierung von Dokumenten verändern sich die Anforderungen an Datensicherheit. Unternehmen sollten umfangreichen Datenschutz sicherstellen, um vertrauliche Informationen zu schützen.
  • 5. Rechtliche Anforderungen: Je nach Branche, Größe und Region des Unternehmens können gesetzliche Vorschriften die digitale Archivierung und Aufbewahrung von Dokumenten regeln. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie diesen Vorschriften entsprechen, um rechtliche Probleme zu vermeiden.

Mit einer sorgfältigen Planung sowie einer klaren Strategie zur Bewältigung dieser Herausforderungen können Sie erfolgreich den Weg zur Digitalisierung einschlagen! Gerne unterstützen wir Sie dabei, das papierlose Büro in Ihrem Unternehmen zu realisieren.

Wir leben in einem digitalisierten Zeitalter, in dem Unternehmen in jeder Größe und Branche tätig sind. Papierlose Büros sind daher zu einer wichtigen Erfolgsmaßnahme geworden. Das Digitalisieren von wichtigen Dokumenten, das Scannen von Unterlagen und das Erstellen elektronischer Dateien haben die Art und Weise revolutioniert, wie Prozesse bearbeitet und Rechnungen oder Belege verwaltet werden. Der Zugriff auf benötigte Informationen am Arbeitsplatz ist nun mobiler und die Bearbeitung effizienter als je zuvor. Ohne riesige Ordner, chaotischen Notizen oder Berge aus Akten.

Die Einführung digitaler Tools ist dabei eine große Hilfe. Sie hat einen tief greifenden Einfluss auf die Arbeitsvorgänge und Abläufe in Unternehmen. Verträge und Unterlagen können sicher und übersichtlich in elektronischen Dateien gespeichert werden. Das spart Zeit und Ressourcen. Insgesamt markiert der Übergang zu papierlosen Abläufen einen wichtigen Schritt in Richtung einer modernen und effizienten Arbeitswelt, die den Anforderungen unserer digitalen Zeit gerecht wird.

Wie kann ein Ordnungsexperte bei der Umstellung helfen?

Es gibt Momente im Leben, in denen Sie Hilfe benötigen, um Ihre Ziele zu erreichen. Genau aus diesem Grund gibt es uns: die Coaches vom Ordnungsservice. Wir sind dafür da, Sie bei dem Prozess zu unterstützen – unabhängig von der Größe Ihres Büros. Dabei legen wir Wert darauf, nicht nur all das Papier aus Ihrem Büro zu entfernen und Notizen, Dokumente und Co zu digitalisieren. Wir möchten vor allem gemeinsam Lösungen entwickeln, wie Sie auch in Zukunft weitestgehend auf Papier verzichten.

Was wir noch für Sie tun:

  • Maßgeschneidertes Coaching
  • Begleitung bei der Umstellung
  • Beratung zu technischer Umstellung
  • Effiziente Verwaltung und digitales Management von Dokumenten

Die Zusammenarbeit mit Ordnungsexperten von OrdnungsService.com bedeutet, dass Sie die Umstellung auf ein papierloses Büro professionell, effizient und stressfrei angehen können. Unser Service ist mehr als nur eine Dienstleistung – es ist eine Investition in Ihre Zukunft.