Im Gegensatz zu einem Geschäftsbrief ist der korrekte Umgang mit E-Mails oft nicht bekannt. Fragst du dich auch manchmal, ob es Regeln dafür gibt, die die Arbeit erleichtern und die Menge an E-Mails schrumpfen lässt? Unsere Kollegin Meike Suhre zeigt dir 10 Regeln, wie du sowohl in deinem E-Mail-Postfach als auch in dem deiner Kolleg*innen oder Kund*innen für weniger Stau und mehr Übersicht sorgen kannst.
Wir verschwenden viel Zeit und Energie bei unserem Umgang mit E-Mails
von Büro & Organisation Meike Suhre.
Arbeitest du inzwischen zu einem gewissen Teil deiner Arbeitszeit im Homeoffice? Daraus ergeben sich viele Vorteile, aber auch gewisse Schwierigkeiten.
Fehlt dir die Kollegin, die dir sonst bei einem bestimmten Problem schnell helfen konnte oder fehlen dir die sozialen Kontakte?
Vieles, was früher in der Kaffeeküche oder auf dem Flur besprochen wurde, wird jetzt per E-Mail kommuniziert. Informationen, von denen deine Kollegen und Kolleginnen glauben, sie seien für dich wichtig, werden dir per Mail geschickt. Gerne gibt es auch Rundmails an alle Kolleg*innen. Diese Gründe und noch einige mehr führen dazu, dass dein E-Mail-Postfach immer voller wird.
Es gibt eine neue Studie aus diesem Jahr, in der es um die Büro-Effizienz geht. Die Ergebnisse der Studie verlinke ich dir unter dem Beitrag.
Als Probleme bei der Bearbeitung von E-Mails wird Folgendes aufgeführt:
- 1/3 der Befragten gaben an, dass sie keine Zeit hätten, ihre E-Mails vollständig zu bearbeiten.
- 2/3 der Befragten gaben an, dass die Nichtbearbeitung an der schlechten Organisation liege.
- Die E-Mail- Suche ist in 2022 im Vergleich zu 2018 um 34% gestiegen.
- Die verschwendete Zeit bei der E-Mail-Bearbeitung ist aus der Sicht der Mitarbeitenden um 19% gestiegen.
- Im Schnitt verbringt jeder Mitarbeitende 163 Minuten für E-Mails.
Diese Ergebnisse zeigen erstens, dass du nicht alleine mit deinem Problem bist und zweitens, dass hier ein Potential für mehr Zeit liegt, das du dringend für dich nutzen solltest.
10 wichtige Regeln bei der E-Mail-Kommunikation
Verstopfte E-Mail-Postfächer führen zu verschwendeter Arbeitszeit. Woran liegt es, dass viele Mitarbeitenden hier ein Problem haben?
Es liegt häufig an nicht vorhandenen oder nicht eingehaltenen Regeln für den Umgang mit E-Mails und deren Erstellung. Hier sind 10 Regeln, die du selbst einhalten und möglichst auch an deinem Arbeitsplatz kommunizieren solltest:
- Schreibe E-Mails mit einer aussagekräftigen Betreffzeile. Dann sieht der Adressat sofort, was er zu tun hat. Auch du selbst siehst sofort, welches Thema oder Problem in der E-Mail bearbeitet wurde. Bitte deine Kollegen, dies auch zu tun. Das erleichtert die Verarbeitung der E-Mails.
- Gib jedem Thema und jeder Aufgabe möglichst eine eigene E-Mail. Das hat den großen Vorteil, wenn du, als auch deine Kolleg*innen oder Kund*innen die E-Mails nach Themen oder Aufgaben sortiert, die Mails nach und nach abgearbeitet, gelöscht oder verschoben werden können. In diesem Fall muss keiner die Mails so lange im Posteingang behalten, bis der letzte Punkt geklärt ist oder die letzte Aufgabe erledigt ist.
- Verzichte auf unnötige E-Mails wie: „Gern geschehen“ oder „Danke für die Information“. Diese E-Mails verstopfen nur den Posteingang des Adressaten. Also: Nicht geschriebene E-Mails sind gute E-Mails! Wer viele E-Mails schreibt, bekommt auch viele E-Mails geschickt.
- Ein großes Problem sind E-Mails, in denen du im CC stehst. Entweder du nimmst sie zur Kenntnis oder du löschst sie sofort. Auf keinen Fall solltest du darauf antworten. Vermeide es aus diesem Grund auch selbst, CC-Listen anzulegen. Bitte darum, aus dieser Liste gelöscht zu werden.
- Schreibe deine E-Mails lieber kurz und bündig, dann werden sie auch gelesen. Lange E-Mails werden gerne ignoriert!
- Auch bei E-Mails greift Pareto mit seiner 80/20-Regel: 80% der E-Mails haben eine Halbwertszeit von weniger als 12 Stunden. Löschen ist dann unbedingt erlaubt!
- Newsletter, die du nicht unbedingt für deine Arbeit brauchst, solltest du abbestellen. Nachrichten von Kollegen, die eher privater Natur sind, sollten dann auch bitte an die private Adresse geschickt werden. Auf keinen Fall sollte es innerhalb einer E-Mail zu einer Vermischung von beruflichen und privaten Themen kommen.
- Lege Dir ein Archiv in deiner Ordnerstruktur an. Wenn du Angst hast, E-Mails zu löschen, sie aber eigentlich nicht mehr benötigst, dann schiebe sie aus dem Posteingang in das Archiv. Dort kannst du sie dann über die Suchfunktion wiederfinden. Diese Vorgehensweise ist auf jeden Fall besser, als die Mails immer im Posteingang oder unter „Sonstiges“ verstauben zu lassen.
- Überlege dir genau, wie du deine Mails strukturieren willst. Zu diesem Thema werde ich noch einen gesonderten Blogartikel schreiben. Mit welcher Struktur man selbst gut arbeiten kann, ist sehr individuell. Es gibt sehr viel Varianten. Manchmal muss man mehrere ausprobieren, um die richtige Vorgehensweise für sich zu finden.
Ein Beispiel dafür, wie du deine E-Mails strukturieren kannst, findest du in dem Blogartikel meiner Kollegin Jutta Klein beschrieben: Ordnung im Mailpostfach – Mails aufräumen. - Mein persönlicher Tipp: Ab und an ist es besser, keine Mails zu schreiben, sondern einfach mal zum Telefonhörer zu greifen.
Wo liegen bei dir die Probleme bei der Bearbeitung und dem Umgang mit E-Mails?
- Du bekommst zu viele Mails?
- Du hast keine funktionierende Organisation?
- Du weisst nicht, wie du deine E-Mails am besten organisierst?
- Du nutzt deinen Posteingang als To-do-Liste?
- Du hast Angst, dass du Informationen verlierst, wenn du eine Mail löscht?
Überlege dir, was dich an deinem Umgang mit E-Mails besonders stört und warum du so oft suchen musst. Erst, wenn du dir deine Probleme genau vor Augen führst, kannst du auch nach einer Lösung suchen. Versuche in der nächsten Zeit die Regeln anzuwenden und diese auch zu kommunizieren, sodass du dadurch schon einen besseren Überblick erhältst.
Nachhaltiger Umgang mit E-Mails
Für die meisten ist klar: E-Mails zu verschicken kann ja nicht umweltschädlich sein – es fährt ja keiner zu dem Absender hin und verbraucht dafür Energie. Das könnte man annehmen, so ist es aber leider nicht.
„Eine normale E-Mail ohne Anhang verursacht bereits etwa zehn Gramm Kohlenstoffdioxid, welches der Klimabilanz einer Plastiktüte entspricht“, erläutert Marianne Wolff, Umweltexpertin des VerbraucherService Bayern. Bei einer Mail mit einem 1 Megabyte großen Anhang liegen die Kosten für Kohlenstoffdioxid (CO2) knapp doppelt so hoch.
Regelmäßiges Löschen und die E-Mails nicht zu lange im Postfach aufbewahren, und den Papierkorb regelmäßig leeren, steigert die Nachhaltigkeit. Ebenso ist es sinnvoll, einen Spamfilter einzurichten und Fotos nur in komprimierter Form zu verschicken. Wenn Bildchen und Videos nicht wirklich nötig sind, bitte ganz auf den Versand verzichten. Wenn ihr dann noch die automatischen Mail-Benachrichtigungen von Facebook und anderen Seiten ausschaltet, dann habt ihr sowohl etwas für die Effizienz eurer Arbeit als auch für die Nachhaltigkeit getan.
Vielleicht machst du in deinem Team den Anfang mit einem sorgsameren Umgang von E-Mails, damit ihr alle nicht so viel Zeit verschwenden müsst und nachhaltiger arbeitet.
Hier könnt ihr die gesamte Studie nachlesen:
https://www.buero-kaizen.de/presse/studienergebnisse/studie-2022/
Quelle: Nachhaltigkeit von E-Mails:
Falls du Hilfe zum Thema E-Mail-Management benötigst, melde die gerne bei uns, am liebsten per E-Mail, denn dann sind wir ja schon mitten im Thema ;-).
