Die Ablage ist für die meisten Menschen ein notwendiges Übel. Da erscheint uns die viel gepriesene digitale Variante doch ganz bequem und auch noch nachhaltig. Ab in die Wolke, oder die Dokumente mal schnell mit dem Smartphone fotografieren und ab zum Steuerberater. Ist es wirklich so einfach? Bürofeuerwehr Kerstin Müller-Weigelt sagt: „Nein.“
Es ist alles in der Cloud.
Jederzeit und von überall Zugriff auf meine Daten und ich fühle mich auf Wolke 7 …. der Traum unserer Träume im Daten-Leben.
So einige Vorteile der Digitalisierung überwiegen, ganz klar:
- Weniger Papier und damit Raumersparnis
- Bessere Prozessabläufe
- Zugriff auf die Daten von überall und auch für mehrere Personen meiner Wahl
- Schnelleres Finden von Dokumenten
Doch Vorsicht – digital lässt sich so wahnsinnig viel abspeichern. Und du findest deine Daten nur, wenn du sie einigermaßen strukturiert und ihnen den richtigen Suchbegriff zugeordnet hast. Ein Zuviel ist auch hier zu viel … und oftmals mehr als in der Papierablage.
Und wo wir grad bei den Tücken der Ablage sind:
Die Menge unserer Daten wirkt sich ziemlich negativ auf unsere Klimabilanz aus – insbesondere dann, wenn wir die Cloudlösung wählen. Die Rechenzentren benötigen dafür eine Vielzahl exzellenter Computer und Sensoren. Diese wiederum verbrauchen viel Energie und Ressourcen. Das letzte Wort ist tatsächlich noch nicht gesprochen, welche unserer Ablagen – analog oder digital – wirklich wirtschaftlicher und nachhaltiger ist.
Deshalb mein Rat an dieser Stelle: Sei sparsam mit dem Sammeln deiner Daten, ob analog oder digital. Je weniger Daten, desto weniger Ressourcenverbrauch und je größer die Entspannung für dich. Denn: Daten müssen verwaltet werden. Und das kostet auch deine persönlichen Ressourcen.
Und da gibt es ja auch noch einige gesetzlichen Vorschriften …
Nicht nur für Selbstständige, sondern auch für Privatpersonen.
Insbesondere zu beachten sind die DSGVO und die GOBD.
Also konkret
- DSGVO = Datenschutz-Grundverordnung
- GOBD = Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.
Fangen wir mal an mit der DSGVO:
Du als Privatperson profitierst vom sogenannten Haushaltsprivileg:
Du darfst personenbezogene Daten speichern & verarbeiten – und zwar ausschließlich für den persönlichen & familiären Gebrauch. Hier bist du also save.
Doch sobald ein Bezug zu deiner beruflichen oder wirtschaftlichen Tätigkeit herzustellen ist, fällst du ganz automatisch in den sachlichen Anwendungsbereich der DSGVO. Dieser regelt, wie mit personenbezogenen Daten von Kunden, Partnern, Mitarbeitern, Team-Mitgliedern etc. verfahren werden darf bzw. muss, z.B.
- welche Daten aufbewahrt werden dürfen/müssen,
- wann die Daten gelöscht werden müssen,
- wie die Daten vor unberechtigtem Zugriff geschützt werden sollen.
Das eifrige Sammeln aller möglichen Daten – früher ein Marketing-Guru-Tipp – hat damit ein Ende. Heute greifen das berechtigte Interesse und die gesetzliche Aufbewahrungsfrist. Dabei sammeln wir personenbezogene Daten bereits automatisch:
- im Smartphone
- im E-Mail-Verkehr
- in Dokumenten wie Verträgen, Aufträgen, Lieferscheinen, Geschäftsbriefen …
- in persönlichen Notizen, auf Visitenkarten etc.
Die Tücken der Ablage zeigen sich auch in unserem heutigen Digitalisierungswahn. Dieser verspricht zwar das Wiederfinden von Daten, verleitet uns aber zum Sammeln tausender Daten & Dokumente und wird damit schnell zur Fundgrube für Fehler im Datenschutz.
Übrigens – sobald du fremde Daten z.B. auf einer Internetplattform wie Facebook, Instagram & Co einer unbestimmten Zahl von Menschen zugänglich machst – stehst du auch hier im Visier einer möglichen Überprüfung.
- Das simpelste und doch prägnanteste Beispiel hierfür sind Fotos
- z.B. auf öffentlichen Plätzen
- in Museen mit namhaften Bildnissen im Hintergrund
- Solange du solche Bilder für dich persönlich verwendest, kein Problem,
- doch sobald du diese – wenn auch mit persönlichem Touch – ins Netz stellst, stellst du dich auch möglichen Datenschutzanfragen.
Welche Tücken der Ablage verbergen sich hinter den GOBD?
Im Gegensatz zur GOB, den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung, die für alle Buchführungspflichtigen gilt, sieht es bei der GOBD etwas anders aus. Diese gilt auch für Selbstständige, Freiberufler, Klein- & Kleinstunternehmer im Nebengewerbe.
Den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff kann sich heutzutage kein Unternehmer oder Kleinstselbständiger mehr entziehen, selbst wenn er es darauf anlegen würde. Die Zeiten, dass wir in einer „analogen Blase“ leben, sind vorbei.
Auch wenn Rechnungen noch in Papierform erstellt und per Post verschickt werden, so stellen sich schon hier folgende Problemfelder:
- wie diese Rechnungen geschrieben wurden: mithilfe eines Musterformulars in Word oder Excel, oder wird nicht doch jede Rechnung einzeln im Explorer abgespeichert?
- Oder arbeitest du bereits mit einem kleinen Warenwirtschaftssystem, Finanzbuchführungssystem, Kassensystem, Fakturierung oder anderem DV-System?
- Oder du schickst deine eingescannten Belege an den Steuerberater?
- Dann gibt es das große Thema des Rechnungsempfangs: einige Firmen senden ihre Rechnungen per E-Mail, bei anderen Leistungsträgern müssen die Rechnungen online auf deren Plattform abgerufen werden.
Fühlst du dich in einem der Punkte angesprochen? Ja? Und schwups, die GOBD gilt auch für dich.
Abgesehen von einigen wichtigen Ausnahmen, wie z.B. dem Jahresabschluss oder der Bilanz, dürfen die meisten Unterlagen ausschließlich digital aufbewahrt werden. Doch die wichtige Crux dabei: wir müssen nachweisen, wie wir die Daten bekommen haben, wer darauf Zugriff hat, wie wir die Daten schützen, dass diese Daten unveränderbar bleiben etc. Für diesen Nachweis muss eine Verfahrensdokumentation erstellt werden. Kleines Trostpflaster: eine fehlende Verfahrensdokumentation verstößt nicht gegen die GOBD, solange eine ordentliche Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit und Ordnung in der Buchhaltung gewährleistet sind und nicht grobe Fehler und Unregelmäßigkeiten festgestellt werden.
Gerade bei kleinen Firmen, Soloselbstständigen und Freiberuflern erlebe ich es immer wieder, dass diese ihre Buchhaltung oder Belege/Quittungen an den Steuerberater oder andere Beauftragten abgeben und sich damit save fühlen. Das ist auch verständlich, denn gerade Klein- und Kleinstunternehmern fehlen oftmals Zeit & das erforderliche Wissen und Fachpersonal, um sich mit diesen Dingen zu befassen. Als Steuerpflichtiger ist jedoch jeder für die Einhaltung der GOBD und damit für die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher oder sonstiger erforderlicher Aufzeichnungen selbst verantwortlich.
Fazit für die Tücken der Ablage
Ob Nachhaltigkeit, sicherer Umgang mit Daten & Dokumenten und Einhaltung der GOBD für Selbstständige – weniger ist mehr. Weniger lässt uns entspannter werden. Vor allem in der Ablage – egal, ob analog oder digital.
Wenn du dir nicht sicher bist, suche den Rat eines Experten. Dieser Blogartikel stellt keine Rechtsberatung dar, sondern soll dich lediglich für diese Situation sensibilisieren.
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