Büroorganisation – Das können wir für Sie tun

Büroorganisation ist im Arbeitsalltag das halbe Leben. Ob ständig verlegte Belege, nicht auffindbare Unterlagen, bis hin zur Suche nach dem Kugelschreiber – all das sind nervige und zeitfressende Tätigkeiten, die nicht ins Büro gehören. Aus diesem Grund ist eine strukturierte Büroorganisation ein Grundpfeiler für jedes funktionierende Unternehmen. Büroorganisation erschafft einen Arbeitsplatz, der effizient ist und eine große Mitarbeiterzufriedenheit erschafft. Planloses Sammeln von Informationen auf Post-its, verteilte Blattansammlungen, die stapelweise an mehreren Orten im Büro verteilt sind, versetzen Menschen schnell ins Chaos.

Das Resultat sind lange Suchaktionen nach wichtigen Dokumenten und verpasste Abgabezeiten. Der Stressfaktor steigt dadurch um ein Vielfaches bei Mitarbeitern. Menschen mit weniger Organisationstalent geraten schnell in ein Vermeidungsverhalten und als Ergebnis sinkt die Motivation für die Arbeit. Frust entsteht und kann zu stressbedingten Erkrankungen führen.

Wussten Sie schon: Kreativität nimmt bei Chaos ab. Wo Unordnung ist, können wenig kluge Ideen entstehen. Mangelnde Büroorganisation verursacht unnötige Kosten für Unternehmen und nicht eingehaltene Fristen können das Geschäft schädigen.

Vorteile einer organisierten Arbeitsumgebung überwiegen. Die größten Vorteile einer strukturierten Arbeitsumgebung liegen in folgenden Punkten:

Entspannt in den Arbeitsalltag starten ist für jeden Angestellten ein großer Wunsch. Dies lässt sich ganz einfach umsetzen, wenn man seinen Arbeitsplatz pflegt.

Vor allem der PC ist das wichtigste Equipment, mit dem man täglich im Büro arbeitet. Wie ist es bei Ihnen: Sind Ihre Notizen und Unterlagen fein sortiert, Ihre E-Mails aufgeräumt und Dateien schnell wiederzufinden?

Störende Stressfaktoren beseitigen Sie am besten, indem Sie Ihren PC, genau wie Ihren Schreibtisch, stets ordentlich halten. Arbeiten Sie mit To-do-Listen, um den Überblick zu behalten. Bei erledigter Aufgabe, nach Priorität sortiert, haken Sie die Notiz einzeln ab. Das gibt ein Glücksgefühl und hilft, den Überblick zu behalten. Außerdem ist es wichtig, auf Ihr Zeitmanagement zu achten und mit einem Zeitplan zu arbeiten. Zeitdiebe können Sie schnell identifizieren und im besten Fall aus Ihren Abläufen verbannen.

Büroorganisation in Unternehmen beinhaltet nicht nur Ordnung am Schreibtisch. Unternehmensstrukturen geben Arbeitsabläufe und Prozesse vor, um die Arbeit zu erleichtern und für jeden Mitarbeiter transparent zu halten. So ist beispielsweise eine einheitliche Ablage von Unterlagen sehr wichtig.

Das Büro ohne Papier ist die nachhaltige Alternative für Unternehmen. Die Vorteile eines papierfreien Büros überwiegen. Sie sparen große Menge an Papierabfällen und erschaffen zugleich ein übersichtliches Arbeitsumfeld für Ihre Kollegen. Die Datensicherheit ist im digitalen Umfeld mehr gewährleistet, da Sie vor unbefugtem Zugriff besser schützen können. Ihre Belegschaft kann optimal in Teams agieren und die Zusammenarbeit wird insgesamt gefördert. Sie sparen nicht nur Kosten, sondern vor allem Zeit. Schließlich müssen keine Dokumente mehr ausgedruckt und abgeheftet werden.

Mit dieser Checkliste fällt es Ihnen leichter, eine Veränderung in Ihrer Büroorganisation zu veranlassen:

Starten Sie in ein nachhaltiges Büro und profitieren Sie von all den Vorteilen.

Morgens einen aufgeräumten und sauberen Schreibtisch vorzufinden, bietet die besten Voraussetzungen, um direkt mit guter Laune in den Arbeitstag zu starten. Er dient als Grundlage für effiziente Arbeit. Nutzen Sie den Schreibtisch ausschließlich als Arbeitsfläche, nicht als ständigen Ablageort. Verwendete Unterlagen und Materialien sollten Sie direkt nach Nutzung wieder an den dafür vorgesehenen Ort zurücklegen. Stellen Sie sicher, dass später keine zeitintensiven Suchaktionen entstehen. Mit wenigen Handgriffen gelingt es auch Ihnen, dauerhaft Ordnung auf dem Schreibtisch zu schaffen.

Sorgen Sie für eine neue Struktur auf Ihrem Schreibtisch! Räumen Sie hierzu zunächst den Schreibtisch frei. Stellen Sie sich dabei folgende Fragen:

Auf diese Weise erhalten Sie einen Überblick über all die Ansammlungen Ihres Schreibtischs. Alle häufig verwendeten Utensilien finden einen Platz auf Ihrem Arbeitsplatz. Unnötige, nicht genutzte Gegenstände, können Sie beseitigen. Finden Sie einen geeigneten Ort für unregelmäßig genutzte Dinge. Ein Rollcontainer ist für das Vorhaben besonders geeignet. So erhalten Sie einen dauerhaft aufgeräumten Schreibtisch.

Noch übersichtlicher wird es, wenn Sie keinen Papierstau entstehen lassen. Wer kennt es nicht? Besonders zu Beginn der Woche oder gar nach dem Urlaub sammeln sich Papierunterlagen in Ihren Ablagefächern. Damit Sie schnell Herr der Lage werden, ist ein zügiges und strukturiertes Abarbeiten gefragt. Abgearbeitete Dokumente, die Sie zunächst nicht mehr benötigen, heften Sie organisiert ab oder sortieren sie für später in Ablagefächer.

Entwickeln Sie ein durchdachtes Ablagesystem, was Ihnen Vorteile im Arbeitsalltag ermöglicht. Berücksichtigen Sie dabei verschiedene Kategorien, die Ihre Aufgaben widerspiegeln und sortieren Sie entweder nach To-do oder nach Abgabefristen. Besondere Übersichtlichkeit erschaffen Sie, indem Sie mit verschiedenen Farben arbeiten und jede Kategorie eine andere Farbe erhält, beispielsweise durch Hefter oder Ordner. Mit einem aufgeräumten Schreibtisch können Sie Ihren Büroalltag optimieren. Ein ergänzendes System für mehr Struktur im Arbeitstag hilft, Ihre Tätigkeiten noch besser zu verwalten.

Für eine bessere Übersichtlichkeit können folgende hilfreiche Systeme zum Einsatz kommen:

Je nach Vorlieben und Bedarf wählen Sie für sich passende Hilfsmittel aus. Damit können Sie eine neue Struktur auf dem Schreibtisch schaffen. Beseitigen Sie schnell ablenkende Gegenstände von Ihrem Schreibtisch, um effektiv arbeiten zu können. Bemerken Sie ein Schwinden Ihrer Konzentration? Dann räumen Sie beispielsweise das Smartphone weg. Kreieren Sie am Schreibtisch einen Wohlfühlort mit Pflanze und einem persönlichen Bild. Das vermittelt Ihnen ein positives Gefühl. Es sollte Sie allerdings nicht ablenken, sondern die Motivation bei der Arbeit erhöhen. Auf diese Weise können Sie Ihre Aufgaben effizienter erledigen.

Ein Ordnungscoach bietet seine Dienste für Ordnungsarbeiten jeder Art als Service-Leistung und Beratung an. Bürospezialisten geben Hilfe beim

im Büro und am Arbeitsplatz. Sie helfen nicht nur für den Moment. Sie erschaffen neue Strukturen sowie Prioritäten. Dadurch zeigen sie neue Wege auf, um sinnvolle Ablagesysteme online und offline zu integrieren. Eine umfangreiche Beratung und Coaching zum Thema Digitalisierung erhalten Sie ebenfalls. Beratungen und Coachings müssen nicht zwingend vor Ort geschehen. Bei Online-Coachings erhalten Sie hilfreiche Tipps und können direkt selbst für die Umsetzung durchstarten.