Meine Kollegin Jutta Klein aus Zürich hat viele Kunden, die mit der EMail-Flut nicht mehr zurecht kommen. Hier sind ihre Tipps, wie Sie das Mail-Chaos mit in den Griff bekommen können – lernen Sie Ordnung im Mailpostfach – Mails aufräumen.
Wir haben heutzutage häufig mindestens drei Mail-Accounts – eins im Job und zwei private. Doch schon die Bewirtschaftung eines Mail-Postfachs überfordert viele von uns. Und dies nicht, weil das Mail-Management eine hochkomplexe Angelegenheit wäre. Sondern eher, weil wir in die „Banalitäts-Falle“ tappen. Mails zu bearbeiten ist doch ein Kinderspiel, so glauben wir und denken nicht weiter darüber nach. Diese Situation paart sich zusätzlich nicht selten mit Stress und schon befinden wir uns im Teufelskreis. Eine Mail jagt die andere und wir wissen nicht mehr, wie wir der Flut der Nachrichten entkommen sollen. Wir sind genervt, gestresst, frustriert, verpassen Termine und schaffen unsere Arbeit nicht.
In fünf Schritten zur Ordnung im Mailpostfach
Es gibt zum Glück einen Trick, mit dem wir uns aus dem Mail-Chaos befreien können. Am besten treten wir gedanklich einen Schritt zurück und machen einen Neuanfang: Mit Systematik zur Mail-Leichtigkeit. Wenn wir diese fünf Schritte durchführen, wird vieles einfacher.
Schritt 1 – Archiv-Struktur anlegen
Sofern wir noch kein Mail-Archiv haben, legen wir dieses neu an. Hierfür überlegen wir, welche Archivordner wir benötigen, z.B. Projekt 1, Projekt 2 etc. Oder: Familie, Freunde, Urlaub, etc. Wer bereits über ein Archiv verfügt, kann nochmals prüfen, ob die Struktur des Archivs immer noch aktuell ist oder angepasst werden sollte. Zusätzlich zu unserer Struktur schaffen wir zwei weitere Ordner mit den Namen „ToDo“ (Erledigen) und „ToRead“ (Lesen). Diese werden wir später benötigen.
Schritt 2 – Mail-Inbox einmalig ganz leeren
Wir leeren unsere Inbox einmal ganz, so dass sich keine einzige Mail mehr in der Inbox befindet. Wenn wir nicht in der glücklichen Lage sind (was wahrscheinlich die wenigsten von uns sein werden), alle vorhandenen Mails löschen zu können, haben wir nun eine kleine Mammut-Aufgabe vor uns: Wir bearbeiten jede einzelne Mail und entscheiden, was mit ihr passieren soll.
a/ Benötigen wir sie nicht mehr, löschen wir sie.
b/ Benötigen wir sie noch, müssen sie aber nicht mehr bearbeiten, verschieben wir sie in den passenden Archivordner.
c/ Wollen wir sie noch lesen, verschieben wir sie in den Ordner „ToRead“.
d/ Müssen wir sie noch bearbeiten, verschieben wir sie in den Ordner „ToDo“.
Nach dieser Aufgabe haben wir eine leere Inbox! Ein Traum und ein traumhaftes Glücksgefühl!
Schritt 3 – Mail bei Öffnung sofort bearbeiten
Nun haben wir unsere Mail-Inbox einmal geleert, nur leider ist das wohl nicht von langer Dauer. Wahrscheinlich schneien schon kurz nach der Leerung die ersten neuen Mails wieder herein. Damit wir die alten Zustände vermeiden, bearbeiten wir zukünftig jede Mail sofort in dem Moment, in dem wir sie öffnen. Das ist für viele von uns wahrscheinlich eine kleine Umgewöhnung. Denn bislang haben wir Mails geöffnet, wieder geschlossen und x weitere Male geöffnet, bis dass wir schliesslich etwas mit Ihnen gemacht haben. Das hat uns Zeit, Energie und Nerven gekostet, insbesondere wenn der Inhalt der Nachricht nicht so erfreulich war. Dann mussten wir uns x Mal über dieselbe Mail ärgern. Das machen wir nun nicht mehr. Wir öffnen eine Mail und bearbeiten sie sofort, und zwar genau so wie im Schritt 2 a-d beschrieben.
Schritt 4 – Mail-Inbox einmal täglich komplett leeren
Um keine Altbestände wieder aufzubauen, bietet es sich an, dass wir nunmehr jeden Tag unsere Mail-Inbox einmal komplett leeren. So stellen wir sicher, dass alle Mails bearbeitet werden und nichts untergeht. Der Hauptnutzen liegt jedoch darin, dass es uns ein wahnsinnig befreiendes Gefühl gibt. Wenn wir diese Aufgabe beispielsweise erledigen, kurz bevor wir in den Feierabend gehen, gehen wir mit einer leeren EMail-Inbox nach Hause. Etwas Schöneres kann es in Bezug auf Mails doch gar nicht geben!
Schritt 5 – Ordner „ToDo“ und „ToRead“ bearbeiten
Mails, die bearbeitet werden müssen, sind leider mit dem Verschieben in die Ordner „ToDo“ und „ToRead“ nicht erledigt. Diese gehen wir nun ebenfalls einmal täglich durch und entscheiden, was wir jeweils erledigen müssen. Hierfür setzen wir uns am besten einen Termin in den Kalender, damit wir die nötige Zeit für die Bearbeitung haben.
Wollen Sie es nicht mal ausprobieren? Eine detaillierte Vorgehensbeschreibung finden Sie auch in meinem Buch „Diamond for Life: Wie Sie durch Ordnung und Klarheit ein erfülltes Leben führen“ (www.juttaklein.ch/buch-ordnung-diamond-for-life).
Ich wünsche Ihnen viel Freude und Erfolg bei Ihrer Umsetzung zur neuen Mail-Leichtigkeit!
Ihre Jutta Klein aus Zürich
Erstveröffentlichung Mai 2019 – Überarbeitung November 2021
Wer jetzt noch passende Argumente zur Digitalisierung von Dokumenten sucht, findet in unserem Blogbeitrag von Julia Schumann Anregung.
