Wie Sie Ihr Email-Chaos endgültig aufräumen

 In Allgemein

Meine Kollegin Jutta Klein aus Zürich hat viele Kunden, die mit der Email-Flut nicht mehr zurecht kommen. Hier sind Ihre Tipps, wie Sie das Mail-Chaos in den Griff bekommen können:

Wir haben heutzutage häufig mindestens drei Email-Accounts – eins im Job und zwei private. Doch schon die Bewirtschaftung eines Email-Postfachs überfordert viele von uns. Und dies nicht, weil das Email-Management eine hochkomplexe Angelegenheit wäre. Sondern eher, weil wir in die „Banalitäts-Falle“ tappen. Emails zu bearbeiten ist doch ein Kinderspiel, so glauben wir und denken nicht weiter darüber nach. Diese Situation paart sich zusätzlich nicht selten mit Stress und schon befinden wir uns im Teufelskreis. Eine Email jagt die andere und wir wissen nicht mehr, wie wir den Emails entkommen sollen. Wir sind genervt, gestresst, frustriert, verpassen Termine und schaffen unsere Arbeit nicht.

In fünf Schritten zur Ordnung im Mailpostfach

Es gibt zum Glück einen Trick, mit dem wir uns aus dem Email-Chaos befreien können. Am besten treten wir gedanklich einen Schritt zurück und machen einen Neuanfang: Mit Systematik zur Email-Leichtigkeit. Wenn wir diese fünf Schritte durchführen, wird vieles einfacher.

Schritt 1 – Archiv-Struktur anlegen

Sofern wir noch kein Email-Archiv haben, legen wir dieses neu an. Hierfür überlegen wir, welche Archivordner wir benötigen, z.B. Projekt 1, Projekt 2 etc. Oder: Familie, Freunde, Urlaub, etc. Wer bereits über ein Archiv verfügt, kann nochmals prüfen, ob die Struktur des Archivs immer noch aktuell ist oder angepasst werden sollte. Zusätzlich zu unserer Struktur schaffen wir zwei weitere Ordner mit den Namen „ToDo“ (Erledigen) und „ToRead“ (Lesen). Diese werden wir später benötigen.

Schritt 2 – Email-Inbox einmalig ganz leeren

Wir leeren unsere Inbox einmal ganz, so dass sich keine einzige Email mehr in der Inbox befindet. Wenn wir nicht in der glücklichen Lage sind (was wahrscheinlich die wenigsten von uns sein werden), alle vorhandenen Emails löschen zu können, haben wir nun eine kleine Mammutaufgabe vor uns: Wir bearbeiten jede einzelne Email und entscheiden, was mit ihr passieren soll.

a/ Benötigen wir sie nicht mehr, löschen wir sie.

b/ Benötigen wir sie noch, müssen sie aber nicht mehr bearbeiten, verschieben wir sie in den passenden Archivordner.

c/ Wollen wir sie noch lesen, verschieben wir sie in den Ordner „ToRead“.

d/ Müssen wir sie noch bearbeiten, verschieben wir sie in den Ordner „ToDo“.

Nach dieser Aufgabe haben wir eine leere Inbox! Ein Traum und ein traumhaftes Glücksgefühl!

Schritt 3 – Email bei Öffnung sofort bearbeiten

Nun haben wir unsere Email-Inbox einmal geleert, nur leider ist das wohl nicht von langer Dauer. Wahrscheinlich schneien schon kurz nach der Leerung die ersten neuen Emails wieder herein. Damit wir die alten Zustände vermeiden, bearbeiten wir zukünftig jede Email sofort in dem Moment, in dem wir sie öffnen. Das ist für viele von uns wahrscheinlich eine kleine Umgewöhnung. Denn bislang haben wir Emails geöffnet, wieder geschlossen und x weitere Male geöffnet, bis dass wir schliesslich etwas mit Ihnen gemacht haben. Das hat uns Zeit, Energie und Nerven gekostet, insbesondere wenn der Inhalt der Email nicht so erfreulich war. Dann mussten wir uns x Mal über dieselbe Email ärgern. Das machen wir nun nicht mehr. Wir öffnen eine Email und bearbeiten sie sofort, und zwar genau so wie im Schritt 2 a-d beschrieben.

Schritt 4 – Email-Inbox einmal täglich komplett leeren

Um keine Altbestände wieder aufzubauen, bietet es sich an, dass wir nunmehr jeden Tag unsere Email-Inbox einmal komplett leeren. So stellen wir sicher, dass alle Emails bearbeitet werden und nichts untergeht. Der Hauptnutzen liegt jedoch darin, dass es uns ein wahnsinnig befreiendes Gefühl gibt. Wenn wir diese Aufgabe beispielsweise erledigen, kurz bevor wir in den Feierabend gehen, gehen wir mit einer leeren Email-Inbox nach Hause. Etwas Schöneres kann es in Bezug auf Emails doch gar nicht geben!

Schritt 5 – Ordner „ToDo“ und „ToRead“ bearbeiten

Emails, die bearbeitet werden müssen, sind leider mit dem Verschieben in die Ordner „ToDo“ und „ToRead“ nicht erledigt. Diese gehen wir nun ebenfalls einmal täglich durch und entscheiden, was wir jeweils erledigen müssen. Hierfür setzen wir uns am besten einen Termin in den Kalender, damit wir die nötige Zeit für die Bearbeitung haben.

Wollen Sie es nicht mal ausprobieren? Eine detaillierte Vorgehensbeschreibung finden Sie auch in meinem Buch „Diamond for Life: Wie Sie durch Ordnung und Klarheit ein erfülltes Leben führen“ (www.juttaklein.ch/buch-ordnung-diamond-for-life).

Ich wünsche Ihnen viel Freude und Erfolg bei Ihrer Umsetzung zur neuen Email-Leichtigkeit!

Ihre Jutta Klein, Region Zürich

www.juttaklein.ch

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