Die meisten Menschen träumen davon, mehr Zeit zu haben. Dabei haben wir alle gleich viel Zeit, nämlich 24 Stunden am Tag oder 1.440 Minuten. Hast Du einmal genau ausgerechnet, wie viele Minuten Du mit welcher Beschäftigung verbringst und wie viel Zeit dann für Dich ganz persönlich zur freien Verfügung, für Hobbys, Freunde, Entspannung übrig bleibt? Das ist der erste Schritt für persönliches Zeitmanagement.
Vielleicht kommst du als Single ungefähr auf dieses Ergebnis: Neben der Arbeit und den Arbeitswegen, dem Einkaufen, Kochen und Essen, Ordnung schaffen etc. bleiben dir mit etwas Glück vielleicht 4,5 Stunden pro Tag nur für dich.
Hast du eine Familie und einen Teilzeitjob, reduziert sich deine persönliche Freizeit ganz schnell auf ca. 2,5 Stunden, und für manche Mutter mit Vollzeitjob bleiben gerade mal 25 Minuten freie Zeit für sie ganz persönlich. Als Belohnung sozusagen für einen vollen Tag. Ist das gut? Und ist das fair?
Wie sieht Deine Zeitbilanz aus?
Hast du schon einmal minutiös aufgelistet, wie viel Zeit am Tag du womit verbringst? Mach das doch mal, am besten in Minuten, du wirst sehen, dass 1.440 Minuten schnell gefüllt sind.
Was hält dich den ganzen lieben langen Tag und bis spätabends in Betrieb? Vermutlich wirst du überrascht sein, was da alles auftaucht. Und warum du dich vielleicht so erschöpft und leer fühlst.
Was kannst du also tun, um Deine Zeit sinnvoll zu ordnen? Überlege, ob die folgenden Regeln für dich eine Anregung sein können:
Erste Regel: Plane als Erstes deine Zeit für dich ein. Und baue alle anderen Aufgaben darum herum.
Wenn du, wie es schon Generationen vor dir beigebracht wurde, denkst „erst die Arbeit, dann das Vergnügen“ bleibt vom Vergnügen meist nicht viel übrig. Wir werden von einer Fülle von Aufgaben und Möglichkeiten überrannt. Wir könnten 24/7 etwas tun, ohne unser Ziel und Ergebnis im Blick zu haben. Der Familienalltag fordert oft genug genau das.
Wenn deine Arbeit dir Energie bringt, deine Leidenschaft, Stärke, Kompetenz und dein Warum wirklich zusammen kommen, ist das natürlich großartig. Es eröffnet dir die Möglichkeit, sehr erfolgreich zu sein. Doch die Kehrseite ist: Wenn du immer deine persönlichen Bedürfnisse hinten anstellst, deine Freizeit erst als Belohnung siehst, wenn du durch Phasen harter Arbeit gegangen bist – damit es überhaupt zulässig wird, Dinge auch zu delegieren oder dir eine Pause zu gönnen – wird für dich nicht viel persönliche Zeit übrig bleiben.
Und genau die brauchst du doch, um dich zu erholen, wieder Kraft zu schöpfen für den sogenannten Alltag. Was wäre also, wenn du zuerst DEINE persönliche Zeit planst? Was würdest du damit gewinnen?
Wenn du dir erlaubst, Zeit für dich selbst einzuplanen, dich zu entspannen und Dinge zu tun, die dir ganz persönlich wirklich Freude machen, hält dich dies in deiner besten Kreativität und Effektivität. Plane also Zeit für deine Energiespender ein! Und zwar ZUERST!
Zweite Regel für persönliches Zeitmanagement: Finde heraus, was deine allerwichtigste Sache ist.
Angenommen, du dürftest nur noch eine von deinen vielen Aufgaben ausführen – was wäre für dich die wichtigste? Hat sie mit dir zu tun? Oder eher mit deiner Familie, deinen Pflichten, deiner Arbeit?
Natürlich ist die Familie wichtig, sonst hättest du sie nicht gegründet. Aber sie funktioniert nur, wenn es dir selbst gut geht. Niemandem nützt eine erschöpfte Mutter, ein erschöpfter Vater und Mitarbeiter:in. Weder dir selbst, noch der Familie, noch deiner Firma. Also: was ist dir so wichtig, dass du andere Dinge dafür NICHT erledigen würdest?
Dritte Regel: Plane dir Fokustage für deine Aufgaben ein und übe das Nein sagen.
Schreibe Dir in Deinen Kalender deutlich „FREI“ an mindestens einem Tag pro Woche ein und beschütze diese Zeit. Viele Dinge, die uns täglich triggern, sind überhaupt nicht relevant für dich und haben nichts mit den Zielen zu tun, die du für dein Leben hast.
Plane dir regelmäßig Fokustage ein, an denen du nur an den Dingen arbeitest, die dir besonders wichtig sind. Das geht nicht ohne persönliches Zeitmanagement. Plane für dich ununterbrochene Zeitblöcke, in denen du ernsthaft daran arbeitest, deine wichtigsten Projekte zu entwickeln, voranzubringen und abzuschließen.
Was meinst du, wie viel Energie es freisetzt, wenn du dich ausführlich nur mit deinem wichtigsten Thema oder Projekt an einem Tag pro Woche beschäftigst? Und wie viel Freude es macht, auf ein erfolgreiches Ergebnis zu blicken?!
Vierte Regel für persönliches Zeitmanagement: Plane langfristig und plane zuerst Deine Erholungszeiten!
Um vor allem Kraft für deine Fokustage und deine wichtigsten Aufgaben zu haben, zäume das Pferd anders auf als wir es gewohnt sind. Plane in deinem Jahreskalender konsequent ZUERST deine Erholungszeiten ein, schaffe dir Zeitinseln, auf die du dich freuen kannst. Wie viele Tage sind es in einem Monat? Wann willst du einfach mal gar nichts tun? Und was würdest du tun, wenn du nicht arbeitest, Ordnung schaffst, für die Familie da bist?
Baue dir außerdem außerhalb von Urlaubszeiten regelmäßig Energiespender-Tage ein. Denke deine Zeit neu. Wenn du Jahres- oder Quartalsziele setzt, überlege zuerst, wann freie Tage und Urlaub sein sollen. Denn wenn diese freien Zeiten zuerst im Kalender stehen, entsteht erst die Dringlichkeit, alle anderen Dinge darum herum zu planen, und du wirst sie besser, bewusster und strategischer angehen. Für dein persönliches Zeitmanagement plane also freie Zeit als strategisches Tool und nicht als Belohnung!
Ich kann dir versichern: Wenn du deine Zeit als feste Größe so planst, geht dir deine wertvolle freie Zeit viel weniger verloren, als wenn du dir nur dann freie Zeit gönnst, wenn alles andere erledigt ist. Betrachte Erholung und Rückzug als mindestens genauso wichtig wie Präsenz und Erledigung von tausend Dingen. Und diese umgekehrte Art der Planung hilft dir überdies zu erkennen, was dir wirklich, wirklich wichtig ist im Leben.
Heike Andersen aus Borsfleth / Itzehoe
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