Paukenschlag E-Rechnung? - OrdnungsService.com

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Verfasst Dezember 2, 2024

In Allgemein, Ordnung Digital, Ordnung im Büro

Nein, kein Paukenschlag. Kein Drama. Und keine zusätzliche Bürokratie. Seit Mitte des Jahres 2023 wurde schon viel berichtet darüber in den Medien … Nun ist es soweit – die E-Rechnung kommt zum 01.01.2025. Der Kelch geht an keinem Unternehmer und Selbstständigen vorüber. Kerstin Müller-Weigelt – die Bürofeuerwehr, empfiehlt, sich schnellstmöglich mit den neuen Veränderungen vertraut zu machen.

Warum wird die E-Rechnung eingeführt?

Mit dem Wachstumschancengesetz soll der Standort Deutschland attraktiver, wettbewerbsfähiger und die Unternehmen fit für die Zukunft gemacht werden. Es wird auch ein großer Schritt in die Digitalisierung sein. Und zwar mit der Einführung der E-Rechnung.

Auch wenn die Vorteile der Einführung der E-Rechnungspflicht nicht unerheblich sind, so liegen wichtige Hauptgründe des Gesetzgebers in der Geschwindigkeit der Umsatzsteuerabrechnung und der Bekämpfung des Umsatzsteuerbetrugs. Die Einführung der E-Rechnungspflicht ist die erste Phase und soll sozusagen die Grundlage bilden für das später einzuführende zentrale Meldesystem der Finanzverwaltung.

Italien ist in Europa der absolute Vorreiter. Dort wird die E-Rechnungspflicht und Meldung an das zentrale Melderegister SDI bereits seit 2019 mit großem Erfolg praktiziert.

Was ist eigentlich eine E-Rechnung?

Bist du Selbstständig und schickst deine Rechnungen im PDF- oder JPEG-Format? Und denkst, damit bist du raus aus dem Schneider? Nein, leider nicht. Diese Formate gehören ab Januar wie die Papierrechnungen und alle Rechnungen, die nicht die neuen Anforderungen erfüllen, zu den sonstigen Rechnungen.

Ab dem 01.01.2025 liegt eine elektronische Rechnung nur dann vor, wenn die Rechnung

in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt,
übermittelt und empfangen wird
und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.

Die Vorgaben zur E-Rechnung werden mit der europäischen Norm EN 16931 geregelt.

Welche Rechnungsformate erfüllen die Anforderungen?

XRechnung: Das ist ein strukturierter XML-Datensatz, der maschinenlesbar ist und in das Rechnungswesen eingespielt wird. Für das menschliche Auge ist diese Rechnung nur schwer lesbar.
ZUGFeRD Rechnungen: Hier handelt es sich um ein hybrides Datenformat, d.h. diese Rechnungen bestehen aus zwei Formaten – einer für das menschliche Auge lesbare PDF-Datei und der elektronischen XML-Datei.
EDI: das ist ein elektronischer Datenaustausch zwischen Unternehmen
Europäische Datenformate wie FatturaPA (Italien) oder Factur-X (Frankreich)

Zwischen dem Rechnungsaussteller und dem Rechnungsempfänger kann das strukturierte elektronische Format der E-Rechnung vereinbart werden. Es müssen sich dabei die erforderlichen Angaben in ein Format extrahieren lassen, welches der EU-Norm entspricht.

Für wen gilt die Pflicht zur E-Rechnung?

Die Verpflichtung gilt für Leistungen zwischen Unternehmern (B2B), wenn der Umsatz gemäß UStG steuerfrei ist und beide im Inland ansässig sind. Nicht betroffen sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Fahrausweise.

Rechnungen von Unternehmern an Privatpersonen sind von der Regelung nicht betroffen. Aber, da Selbstständige und UnternehmerInnen aus Sicht der Lieferanten B2B – Kunden sind, muss also jeder ab 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und archivieren zu können.

Ein wichtiger Hinweis hierbei ist, dass eine Rechnung in dem Format aufbewahrt werden muss, in welchem diese empfangen wurde. Siehe hierzu die Vorgaben der GoBD „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“.

Welche Fristen gibt es?

Grundsätzlich muss jeder Selbstständige und Unternehmer in der Lage sein, ab dem 01.01.2025 elektronische Rechnungen empfangen zu können. Eine Zustimmung des Rechnungsempfängers ist nicht mehr notwendig. Ganz wichtig, auch während der Übergangsfrist hat der Rechnungsempfänger kein Anrecht auf die Ausstellung einer sonstigen Rechnung.

Bis Ende 2026 dürfen Papierrechnungen und mit Zustimmung des Empfängers auch Rechnungen in einem anderen elektronischen Format versendet werden. Diese Frist verlängert sich für alle Selbstständigen und UnternehmerInnen bis zum 31.12.2027, wenn deren Vorjahresumsatz (2026) maximal 800.000,- € betrug.

Welche Vorteile haben E-Rechnungen?

Die Einführung der E-Rechnungspflicht ist natürlich ein großer Schritt in die Digitalisierung, wenn für den einen oder anderen vielleicht auch mit einem Paukenschlag. Viele Vorteile liegen auf der Hand:

Die elektronische Verarbeitung und Archivierung spart Zeit und Raum und damit Kosten.
Rechnungen müssen nicht mehr ausgedruckt werden. Damit werden Papier und Porto gespart. Das schont die Umwelt und unsere Ressourcen.
Nicht nur in größeren Unternehmen werden damit zeitaufwendige Prozesse automatisiert,
von den Buchhaltungsabläufen bei der Erstellung und Erfassung der Rechnungen bis zur digitalen Aufbewahrung.
Zahlungen können schneller und sicherer abgewickelt werden.
Die maschinenlesbaren Datensätze werden automatisch ausgelesen und in das eigene Buchhaltungsprogramm eingespielt. Das vermeidet Fehler in der manuellen Dateneingabe und spart enorm Zeit.
Die digitalen Originale der Rechnungen bleiben dauerhaft lesbar, Änderungen werden im System protokolliert und damit die Vorgaben der GoBD eingehalten.

Die ersten Schritte zur Umsetzung

Selbstständige und Unternehmer:innen müssen selbst aktiv werden, um die bevorstehenden Vorschriften einzuhalten. Du solltest also schnellstens prüfen, welche Vorbereitungszeit du für die Umstellung benötigst und ob du sogar finanzielle Ressourcen für den Kauf oder die Entwicklung eigener Lösungen einplanen musst.

Da zum 01.01.2025 zuerst der Empfang von E-Rechnungen verpflichtend wird, solltest du nach Lösungen suchen, die alle Rechnungsformate auslesen können. Im Anschluss kannst du dich mit dem Format deiner künftigen Ausgangsrechnungen beschäftigen.

Fakt ist, ohne Kosten wird es nicht gehen. Und neben den gesetzlichen Anforderungen müssen auch technische Standards berücksichtigt werden.

Es gibt auf dem Markt gute Anbieter, die fertige Lösungen anbieten und diese ständig weiterentwickeln. Die monatlichen Kosten hierfür sind gering und akzeptabel. Frage auch deinen Steuerberater, welche Lösungen er dir anbieten kann. Arbeitest du bereits mit einem Drittanbieter? Dann erkundige dich bei deinem Softwarehersteller, ob die von dir genutzte Software künftig in der Lage ist, E-Rechnungen zu erstellen, zu verarbeiten und zu archivieren. Denke auch hier an die notwendige Schnittstelle zu deinem Steuerberater.

Hast du Fragen? Dann melde dich gerne bei uns!