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Du bist selbstständig und musst deine Unterlagen GoBD-konform verwalten –  du weißt aber nicht, was du tun musst?

Vielleicht hast du diese Abkürzung schon einmal gehört. Viele sprechen darüber und im Netz fällt die Bezeichnung „GoBD-Konformität“ auch oft. Aber, was ist denn das?

Ich erkläre es dir:

Es sind Leitlinien des Bundesministeriums der Finanzen (BMF), und listet die Anforderungen auf, die eine elektronische Buchführung und Aufbewahrung von Unterlagen erfüllen muss.

Auch, wenn Du – genau wie ich – „nur“ als Soloselbstständige*r unterwegs bist, musst du dich trotzdem an gesetzlichen Vorschriften und Anforderungen halten. Und das ist, unter anderem, die GoBD-Konformität.

So, was ist das denn jetzt?

Das sind die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“.

Ich stelle Dir heute ein paar Punkte vor, die du vielleicht noch nicht wusstest.

 

Für wen gelten die GoBD überhaupt?

Sie gelten uneingeschränkt für alle Unternehmer/Freiberufler, die in irgendeiner Form Gewerbeeinkünfte erzielen. Es gibt keine Bagatellgrenze, egal ob du eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) oder eine Bilanz erstellen musst.

 

Was sind die Ziele der GoBD?

Es geht vor allem um die Frage, wie steuerrechtlich relevante Belege beim Einsatz einer elektronischen Buchhaltung erfasst, bearbeitet und archiviert werden müssen. 

Die GoBD konkretisieren die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB), die im HGB und in der AO festgeschrieben sind. Es sind Leitlinien für den Umgang mit digitalen Dokumenten, elektronischen Rechnungen, Datenzugriff, Archivierung und Datenverarbeitung. Diese Leitlinien gelten für alle, die Gewinneinkünfte erzielen – somit für alle Groß- und Kleinunternehmen sowie alle Selbstständigen. Es gibt keine Bagatellgrenze.

 

Welche Vorgaben für Unternehmen sind in der GoBD enthalten?

Es geht hierbei um eine GoBD-konforme Arbeitsweise: Aber was ist das?

a. Zeitgerechte Aufzeichnung: 

Es gibt zeitliche Vorgaben, innerhalb derer du Deine Geschäftsvorfälle gebucht haben musst.
1. unbare Geschäftsvorfälle innerhalb von 10 Tagen
2. kreditorische Vorgänge innerhalb von 8 Tagen (Verbindlichkeiten)
3. Kassenvorfälle jeden Tag

Du solltest dir hierfür neue Buchungsroutinen aneignen, damit du diese Bedingungen erfüllst. Das hat auch den großen Vorteil, dass du nicht immer zum Quartals- oder Jahresende in Stress gerätst. Durch die regelmäßige Buchung, also mindestens einmal in der Woche, hast du einen wesentlich besseren Überblick über deine Einnahmen und Ausgaben.

b. Auch Neben- und Vorsysteme fallen unter die GoBD! 

Du bist nicht aus dem Schneider, nur weil dein Steuerberater deine Buchhaltung macht und du ein Buchhaltungsprogramm hast. Es gibt Systeme, auf die dein Steuerberater gar keinen Zugriff hat, die aber trotzdem unter die GoBD fallen.

Beispielsweise:
– Auftragsverwaltung
– Lohnbuchhaltung
– mobile Zeiterfassung
– elektronische Fahrtenbücher
– E-Mails
– Apps
– Archiv
– DMS

Revisionssichere Archivierung im Rahmen der GoBD-Konformität

Deine Archivierung muss so erfolgen, dass die rechtlichen Anforderungen in Bezug auf Ordnungsmäßigkeit, Vollständigkeit, Sicherheit, Verfügbarkeit, Nachvollziehbarkeit, Unveränderlichkeit und Zugriffsschutz erfüllt sind. Dies betrifft neben der Hauptbuchhaltung auch deine Vor- und Nebensysteme. Die revisionssichere Archivierung muss auch für deine Vor- und Nebensysteme gewährleistet sein, z. B. für deine E-Mails. Hierzu gibt es Softwarelösungen.

Stichwort: Änderungshistorie

1. Veränderungen an Dokumenten müssen immer! dokumentiert werden
2. Der Änderungsverlauf muss erkennbar sein

Rechnungen in Word und Excel zu schreiben ist ok, ggf. auch handschriftlich. Die Schwierigkeit besteht dann, sie GoBD-konform abzulegen.

  1. Vollständige Verfahrensdokumentation
    Wenn du steuerpflichtig bist, also Gewinneinkünfte hast, dann musst du eine Verfahrensdokumentation erstellen, und das ist unabhängig von deiner Betriebsgröße! Diese Dokumentation gibt einem Prüfer einen Überblick über deine digitalen, steuerrelevanten Geschäftsprozesse, Daten und Ablagesysteme in deinem Unternehmen.
    Wenn du jetzt anfängst, einiges umzustellen und neue Software einzusetzen, dann ist jetzt ein guter Zeitpunkt, um alles mitzuschreiben. Das ist der erste Schritt zu deiner Verfahrensdokumentation. Vorlagen dazu findest du im Netz.
  2. Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen                                                         Grundsätzlich gilt: Es muss immer das Originaldokument aufbewahrt werden!
  • Das Originaldokument muss für die gesamte Zeit, in der es aufbewahrt werden muss, unverändert bleiben. Dies kann als Papierrechnung, pdf-Datei oder auch als Excel-Tabelle sein.
  • Umwandeln von Papier in digitales Dokument:
    Wenn du das Originaldokument digitalisiert hast und dann das Papier vernichten möchtest, musst du eine Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen verfasst haben.
  • Einsatz von GoBD-konformer Software, die revisionssicher ist: 
    Achte bei der Auswahl der Software auf ein Siegel für GoBD-Konformität. 

Aufbewahrungspflichten

Die Aufbewahrungspflichten sind je nach Dokument 6 oder 10 Jahre. Die Frist beginnt mit dem Ablauf des Jahres, in dem ein Dokument entstanden ist. Ich bewahre meine Dokumente immer noch 2 Jahre länger auf, damit bin ich auf jeden Fall auf der sicheren Seite.

 

Was passiert, wenn du nicht GoBD-konform arbeitest?

Wenn du nicht GoBD-konform arbeitest, dann riskierst du, dass ein Betriebsprüfer deine Buchhaltung nicht anerkennt und deine Steuern schätzt. Und das kann teuer werden.

Die Verantwortung liegt nur bei dir als Unternehmer und die GoBD kann nicht rückwirkend angewendet werden.

Also: 

Wenn du noch nicht angefangen hast, diese Anforderungen umzusetzen, dann ist jetzt genau der richtige Zeitpunkt! 😉

Und wenn du Fragen hast, dann melde dich gerne bei uns!

Meike Suhre BüroOrga

 

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