Eigentlich kennst du alle Vorteile, um endlich durchzustarten zum Dokumente digitalisieren. Das Thema ist ja nicht neu und du stellst in deinem Umfeld fest, dass immer mehr Menschen dazu übergehen, ihren Papierkram zu verschlanken. Doch du selbst bist „irgendwie“ noch nicht so weit, schließlich möchtest du „nix falsch“ machen. Also lässt du lieber die Finger davon.
So ergeht es vielen Menschen. Deshalb möchte ich dir mit diesem Beitrag Mut machen, möglichst bald mit der Digitalisierung deiner Dokumente zu starten. Und zwar „step by step“.
Ich bin Bettina Tusk, Ordnungsexpertin aus Osnabrück und habe selbst noch ein hybrides Datensystem. Denn das, was sich bei mir über viele Jahrzehnte angesammelt hat, digitalisiere ich Schritt für Schritt. Ich werde langfristig die Papierstapel in meinem Schrank im wahrsten Sinne des Wortes ent-sorgen. Und ich verrate dir meine Tipps dazu.
Dokumente digitalisieren – ein Leitfaden
Ein guter Fahrplan ist beim Dokumente Digitalisieren Gold wert. Er berücksichtigt deine persönlichen Bedürfnisse und gibt dir die Sicherheit, die Digitalisierung mit gutem Gefühl umzusetzen.
Vier Kriterien als Entscheidungshilfe, bei der Digitalisierung deiner Dokumente Prioritäten zu setzen:
- Häufigkeit: Wie regelmäßig benötigst du das entsprechende Dokument? Der digitale Zugriff kann dir eine Menge Zeit ersparen.
- Wichtigkeit und Unersetzlichkeit: Welche deiner Dokumente sind schwer zu ersetzen bzw. von großer Bedeutung? Diese digital vorliegen zu haben, kann sie vor Verlust und Beschädigung bewahren.
- Rechtsgültigkeit: Überprüfe, welche deiner Dokumente du im Original aufbewahren solltest, da sie als digitale Kopie rechtlich nicht anerkannt werden. Das gilt z.B. für Geburts-, Sterbe- und Heiratsurkunden.
- Emotionaler Wert: Sicherlich hast du persönliche Fotos und Briefe. Oder Dokumente von Dingen, an denen du besonders hängst. Auch hierbei kannst du überlegen, ob sich eine Digitalisierung für dich lohnt, um sie in liebevoller Erinnerung zu halten.
Du siehst, dass du dir grundlegen Gedanken machen solltest, welche Art von Dokumenten du besitzt – oder noch besser – welche du aktuell und zukünftig besitzen möchtest. Ich wette, du findest Dokumente, die direkt aussortiert und entsorgt werden können, da sie schlicht und einfach veraltet sind.
Erstmal einen Überblick verschaffen
Sichte deine Papiere in deinen Aktenordnern und in deinen Papierstapeln oder Kisten. Sortiere das, was aktuell und in Zukunft für dich relevant ist, nach Kategorien. Bereite die Dokumente für das Scannen vor, indem du z.B. Heftklammern entfernst. Der Rest darf gehen, je nach Sensibilität der Daten direkt ins Altpapier oder in den Reißwolf. Hast du eine große Menge, erkundige dich nach einem örtlichen Aktenvernichter oder frage beim Recyclinghof nach Aktenvernichtung.
Entwickle dein Ablagesystem zum Dokumente digitalisieren
Lege deine digitale Ordnerstruktur fest. Halte die Anzahl der Ordner möglichst schlank und nutze hierbei z.B. ein 7-Ordner-System. Entwickle logische Standards für deine Dateibenennung.
Wichtig: Datensicherung sicherstellen!
Mach dir unbedingt Gedanken, wie du deine digitalen Daten speicherst und sicherst. Erstelle Backups. Hierfür kannst du externe Festplatten oder USB-Sticks verwenden. Es ist wichtig, sie regelmäßig zu aktualisieren – nur so stellst du den aktuellen Stand sicher. Informiere dich über die Nutzung von Cloud-Speichern. Zu den gängigen zählen Google Drive oder OneDrive. Denke daran, dass es Möglichkeiten gibt, sensible Daten zu verschlüsseln und eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) zu nutzen.
Und, konnte ich dich bis hierher bereits überzeugen, dein Digitalisierungsprojekt zu starten?
Diese drei Vorteile entwickeln sich beim Dokumente digitalisieren
- Du wirst Routine entwickeln. Sowohl bei der Digitalisierung und beim Handling deiner digitalen Dokumente. Somit wirst du die physische Platzersparnis schätzen lernen und die sperrigen Ordner nicht vermissen. Deine neue Freiheit in deinem Arbeitszimmer.
- Du wirst es schätzen lernen, dass deine Dokumente – sofern du dich für eine Cloud-Lösung entscheidest – jederzeit und überall verfügbar sind.
- Du wirst umweltfreundlich handeln, denn du sparst Ressourcen ein. Die Schleife „Dokument in Papierform“ wird immer häufiger vermieden.
Vielleicht hast du nun weitere Fragen, wie du konkret in die Umsetzung kommst. Gut so, denn Ordnung – auch bei der Digitalisierung von Dokumenten – beginnt im Kopf. Es braucht etwas Gedankenraum, dass du dich mit dem Thema auseinandersetzt.
Möchtest du für dein Digitalisierungsprojekt Unterstützung, helfen dir Ordnungsexperten … zum Beispiel aus unserem OrdnungsService. Dann kommst du schnell an dein Ziel.
Ich wünsche dir Freude daran, dich dieser Herausforderung der Digitalisierung deiner Dokumente zu stellen. Vertrau dir selbst, dass du es schaffst. Du wirst die nötige Sicherheit zu gewinnen und dich in deinen digitalen Dokumenten bestens zurechtzufinden.
Herzliche Grüße
Bettina Tusk
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