Digitalisierung ist ein großes Wort und mittlerweile überall präsent. Spätestens durch die Pandemie ist die Digitalisierung von Dokumenten ein Begriff, mit dem wir etwas anfangen können. Unsere Ordnungspartnerin Julia Schumann aus dem Raum Osnabrück findet, ganz klar: die Digitalisierung von Papieren und Belegen ist die Zukunft.
Ich persönlich bin bereits sehr digital aufgestellt und liebe es, meine Dokumente einzuscannen und anschliessend in meine Daten- Struktur einzupflegen. Ich gehe nämlich nicht nur physisch, sondern auch mit Daten vollkommen darin auf, wenn alles schön geordnet und übersichtlich ist.
Mache dir vorab Gedanken, wie genau du deine Dokumente organisieren willst! Lege einen Ordnerbaum fest und in welcher Weise du deine Daten benennen möchtest. Dann findest du alles schnell wieder, auch ohne das Suchfenster.
Natürlich gibt Vorteile alles schön in Papierform zu haben: Ihr habt die Haptik und einen schnellen Zugriff auf eure Dokumente. Aber dafür habt ihr auch jede Menge Platzverbrauch im Regal.
Langfristig betrachtet ist es auch keine umweltfreundliche Methode mehr. Dazu kommt: die Daten sind nur von einem Ort aus greifbar und sie können nicht gesichert werden.
Ich kann es euch nur ans Herz legen, eure Dokumente nach und nach in einzuscannen und in digitaler Form aufzubewahren.
Es ist eine kostengünstige und umweltfreundliche Methode. Und der Bonus ist: Ihr könnt euch endlich von den vollen Aktenschränken verabschieden und den Platz sinnvoller nutzen.
Dazu ermöglicht es euch, Standort-unabhängiger zu arbeiten, denn eure Daten sind von jedem Ort aus abrufbar. So seid ihr viel flexibler. Auch Meetings und Seminare müssen nicht mehr in Präsenz stattfinden. Sie können einfach Online geplant werden. Das erspart euch nicht nur einiges an Zeit, sondern auch viel Strecke. Und DAS wiederum schont in einem anderen Sinne unsere Umwelt.
Wenn ihr einen leichten Einstieg in die Digitalisierung von Dokumenten sucht, dann registriert Euch einfach kostenlos in der Seite von memoresa: memoresa.de. Durch die bereits vorgegebenen Ordnerstrukturen könnt ihr eure Dokumente vollkommen unkompliziert und – vor allem – sicher auf deutschen Servern ablegen.
Die Datensicherung ist wirklich sehr wichtig! Sichert eure Daten immer mit mehreren Datenträgern, beispielsweise in einer Cloud, auf einer Festplatte und einem USB-Stick – damit ihr nicht ins Schwitzen kommt, wenn mal der Rechner abstürzt. Denn ihr könnt dann die Daten problemlos wiederherstellen.
Falls ihr noch weitere Tipps oder Tricks benötigt, schaut gerne auf meiner Instagram-Seite ordnungzumstrahlen oder kontaktiert mich einfach über unser Ordnungsportal – ich bin Julia Schumann aus Osnabrück.
Konkrete Tipps, wie ihr euer E-Mail-Postfach aufräumen könnt, findet ihr in unserem Blogbeitrag von Jutta Klein.
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