Digitalisierung ist ein großes Wort und mittlerweile überall präsent, wo sich viele Ordner und andere wichtige Unterlagen befinden. Spätestens durch die Pandemie ist die Digitalisierung von Dokumenten ein Begriff, mit dem wir etwas anfangen können. Unsere Ordnungspartnerin Julia Schumann aus dem Raum Osnabrück findet, ganz klar: Die Digitalisierung von Papieren und Belegen mittels scannen ist die Zukunft. Eine digitale Umstrukturierung ist nicht nur für Unternehmen, sondern auch für Privatpersonen wichtig. Private Dokumente wie jene von der Kfz-Steuer oder dem Finanzamt sollten Sie aufheben. Sortieren Sie diese, scannen Sie sie ein und digitalisieren Sie diese im Anschluss.
Julia ist überzeugend in der Digitalisierung von Dokumenten:
Ich persönlich bin bereits sehr digital aufgestellt und liebe es, meine Dokumente einzuscannen und anschließend in meine Daten-Struktur einzupflegen. Ordner oder Boxen, um Unterlagen aufzubewahren, benötige ich somit nicht mehr. Ich gehe nicht nur physisch, sondern auch mit Daten beim Dokument vollkommen darin auf, wenn alles schön digital geordnet und übersichtlich ist. Scannen von Inhalten geht schnell und ist kinderleicht. Ordnen kann ich die Inhalte dann dank einer individuellen Beschriftung. Nach dem Scannen sind berufliche und private Papiere dann ganz leicht über die Suchfunktion am PC auffindbar. Das geht somit schneller, als sich durch einen Aktenberg zu suchen.
Eine gute Ordnerstruktur erhöht die Auffindbarkeit der Dateien
Machen Sie sich vorab Gedanken, wie genau Ihre Dokumente digital organisiert sein sollen! Legen Sie einen Ordnerbaum für das Dokument fest und eine Art, in welcher Sie Ihre Daten digital benennen möchten. Dann finden Sie alles schnell wieder – auch ohne das Suchfenster. Sie sehen, dass Ihre Unterlagen in einem Ordner deutlich schlechter organisiert sind. Eine digitale Verwaltung von Unterlagen lässt Sie diese nämlich schneller finden und Ihre Daten für den geplanten Zweck nutzen.
Aber die papierhafte Ablage hat doch auch Vorteile
Natürlich gibt es für Sie Vorteile, alles schön in Papierform in Archivierung zu haben: Sie profitieren von der Haptik von Ordnern und in ihnen befindlichen Papieren sowie von einem sofortigen Zugriff auf Ihre Dokumente. Aber private Papiere benötigen jede Menge Platz im Regal und fangen Staub. Sie verschlechtern das Raumklima und sind unübersichtlich. Daher empfiehlt sich ein Digitalisieren im Unternehmen oder privaten Bereich.
Langfristig betrachtet sind Unterlagen in Ordnern auch keine umweltfreundliche Methode mehr. Dazu kommt: Die Daten sind nur von einem Ort aus greifbar und sie können nicht gesichert werden. Das birgt ein großes Sicherheitsrisiko für Unternehmen und private Haushalte. Somit haben Unterlagen in Ordnern neben einigen Vorteilen auch viele Nachteile, die Sie bei Ihrer Entscheidung für oder gegen eine Digitalisierung berücksichtigen sollten.
Scannen Sie es einfach ein!
Ich kann es Ihnen nur ans Herz legen, berufliche und private Dokumente nach und nach einzuscannen und in digitaler Form mittels Dokumentenmanagement Software aufzubewahren. Unterlagen aus Papier in Ordnern gehören dann der Vergangenheit an und Sie gehören zu den Menschen mit einem gut digitalisierten und modernen Unternehmen oder Haushalt.
Es ist eine kostengünstige und umweltfreundliche Methode ein Dokument zu scannen und zu digitalisieren. Und der Bonus beim Digitalisieren ist: Sie haben die Möglichkeit, sich von den mit Ordnern und Unterlagen vollgestopften Aktenschränken zu verabschieden und den Platz sinnvoller nutzen. In Ihrem Unternehmen oder Zuhause können Sie so eine echte Wohlfühlatmosphäre schaffen.
Dazu ermöglicht es Ihnen, standortunabhängiger zu arbeiten, denn Ihre Daten sind von jedem Ort aus digital abrufbar. So sind Sie viel flexibler. Auch Meetings und Seminare müssen nicht mehr in Präsenz stattfinden. Sie können einfach online geplant werden, mittels digitaler Informationen. Das erspart Ihnen nicht nur einiges an Zeit, sondern auch viel Strecke. Und DAS wiederum schont in einem anderen Sinne unsere Umwelt.
Die Datensicherung von Papieren ist wirklich sehr wichtig! Sicheren Sie Ihre Daten immer mit mehreren Datenträgern, beispielsweise in einer Cloud, auf einer Festplatte oder einem USB-Stick – damit Sie nicht ins Schwitzen kommen, wenn mal der Rechner abstürzt. Denn Sie können dann die digitalisierten Daten problemlos wiederherstellen.
Ordner und Unterlagen im Unternehmen digitalisieren: Diese Technologien sind empfehlenswert
Für die geschäftlichen Unterlagen ist ein digitales System wichtig, welches einfach, sicher und gut ist. Gerade für Unternehmen ist die Umstellung von Ordnern auf elektronische Archivierung problematisch. Speziell die ersten Schritte in Richtung Informationen Digitalisieren ist problematisch. Dank moderner Dokument-Management-Systeme fällt es Unternehmern jedoch leichter, Informationen zu ordnen und in die elektronische Ablage zu verschieben.
In einigen Geschäftsbereichen ist ein Digitalisieren nicht nur sinnvoll, sondern zwingend notwendig. Besonders in jenen Sektoren, die komplett ohne elektronische Hilfen arbeiten, sind sie unverzichtbar. Zu diesen gehören unter anderem die Rechnungsabteilung, Buchhaltung, Angebotsabteilung und die Waren- und Bestellwirtschaft.
Das Sieben-Ordner-System: Nach Wichtigkeit und Art der Belege sortieren
Sortieren kann schwierig sein, wenn Sie nicht wissen, wie Sie Ihre Dateien am besten ordnen sollen. Mit zwei kleinen Tricks geht das Sortieren von Papieren jedoch ganz leicht. Um Ihre digitalen Akten sortiert zu bekommen, wenden Sie am besten das Aktiv- und Passivprinzip an. Hierbei ordnen Sie Ihre digitalen Kopien nach ihrer Art in die wichtigsten Ordner.
Es gibt zum Beispiel Belege. Sie sind zu den passiven Dokumentarten zu sortieren. Das liegt daran, dass Sie nach dem Einspielen der Belege in das System keine weiteren Änderungen an ihnen vornehmen. Andere Unterlagen gehören zu den aktiven Dokumentvarianten. Sie bedürfen einer Bearbeitung. Ein Beispiel für sie sind unter anderem Rechnungen. Nachdem sie sortiert und eingelesen sind, ist es wichtig sie zu prüfen. Erst im nächsten Schritt bezahlen Sie den offenen Posten und sortieren das Schriftstück so weiter.
Ihre digitalen Daten können Sie außerdem nach Wichtigkeit sortieren. Das bedeutet, dass Sie Dateien so anlegen, dass sie auf die bedeutendsten von ihnen zügig Zugriff erhalten, falls dies notwendig ist. Legen Sie sich gerne Unterordner an, um strukturierter zu arbeiten. Viele Betriebe arbeiten zum Beispiel mit dem Sieben-Ordner-System. Dieses lässt sich auf unterschiedlichen Ebenen anwenden. Nutzen Sie zwei Ebenen, haben Sie insgesamt 49 Ordner auf Ihrem Computer. Ein großer Betrieb profitiert möglicherweise von drei oder vier Ebenen. Hierbei handelt es sich somit um 343 oder 2401 Ordner. Je größer Ihr System ist, desto unübersichtlicher wird es. Daher empfehlen wir Ihnen nur so viele Folder anzulegen wie notwendig ist, um alle Schriftstücke sortiert aufzubewahren und jederzeit griffbereit zu haben.
Ordnung zum Strahlen
Falls Sie noch weitere Tipps oder Tricks zum Thema Digitalisierung benötigen, schauen Sie gerne auf meiner Instagram-Seite ordnungzumstrahlen oder kontaktieren Sie mich einfach über das Ordnungsportal – ich bin Julia Schumann aus Osnabrück und gerne für Sie und Ihre Fragen und Anregungen da. Gemeinsam finden wir einen Weg, Ihr Unternehmen oder Ihren privaten Haushalt zu digitalisieren und so von störenden Unterlagen in Ordnern zu befreien.
Konkrete Tipps, wie Sie Ihr E-Mail-Postfach aufräumen können, finden Sie in unserem Blogbeitrag von Jutta Klein.
Liebe Grüße und viel Erfolg beim Automatisieren,
Ihre Julia Schumann
