Die Papierflut eindämmen

 In Allgemein

Weniger Papierstapel

mit Tipps von Ghita Giede, Ordnungspartnerin in Karlsruhe

 

Das papierloses Büro ist auch in den nächsten Jahren nicht zu erwarten. Zumal es immer Menschen geben wird, die lieber mit Papier als nur mit Daten arbeiten. 

Papier wird oft mit sehr viel Respekt behandelt.

Die Informationen, die darauf geschrieben stehen, sind wertvoll. „Was ist wenn ich das mal brauche?“ „Das könnte mal wichtig für mich werden.“ „Das lese ich später.“ Diese Sätze helfen Ihnen garantiert dabei, Papierstapel wachsen zu lassen. Wichtiges und Unwichtiges wird vermischt, das leidige Suchen ist eine todsichere Begleiterscheinung. Und auch das ungute Gefühl, irgendetwas Wichtiges übersehen und noch nicht erledigt zu haben. Im schlimmsten Fall trudeln dann Mahnungen ein – manchmal sogar Inkassobescheide. 

Folgende Gewohnheiten können Ihnen helfen, das Entstehen von Papierstapeln zu verhindern:

  • Überlegen Sie, ob Sie für interne Mails und Mitteilungen wirklich jedes mal ein neues Papier ausdrucken. Vielleicht können Sie ja mehrere Mitteilungen auf einer Seite zusammenfassen.
  • Bestellen Sie nicht erforderliche Zusendungen ab. Das gilt vor allem für Newsletter.
  • Bei bekannten Empfängern (Vorgesetzte, Kollegen, Lieferanten usw.) werden Ausgänge, Briefe, Faxe, oder Mails gekennzeichnet mit „Antwort nicht erforderlich“. (Billiger Stempel kann für die Unterlagen in Papierform genutzt werden.)
  • Jedes Dokument sollte nur einmal abgelegt werden. Machen Sie keine Kopien – stattdessen genügt ein Querverweis auf den Ablageort
  • Von Zeitschriften werden wichtige Berichte kopiert oder herausgetrennt, dann kann der Rest entsorgt werden.
  • Um keine Angst vor voreiliger Entsorgung zu haben, den Papierkorb nur ein Mal in der Woche leeren.
  • Im Jahr einen fixen Entsorgungstermin festlegen. Alle Ordner, Mappen und Akten dann durchsehen und hinfällige Dokumente aussortieren. 
  • Am Ende des Geschäftsjahres die Ordner ins Archiv bringen und so kennzeichnen, daß der genaue Termin der Entsorgung zu erkennen ist. Die erforderlichen Aufbewahrungsfristen vermerken.
  • Ablagefächer täglich, bzw. 1x pro Woche leeren. 
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