Das große Problem in der digitalisierten Welt ist, dass trotz der Suchfunktionen in unseren Ablagesystemen die Suchzeiten immer weiter steigen. Das liegt unter anderem daran, dass wir keine Struktur haben, die uns beim Auffinden von Dokumenten unterstützt. Die magische Zahl 7 spielt bei der Struktur einer funktionierenden Dateiablage eine entscheidende Rolle, wie Sie gleich sehen werden.
Wie sieht Ihre private Orderstruktur aus? Vielleicht so, wie im linken Teil unseres Titelfotos …?
Erste Ebene
Alle Themen, die irgendwann einmal „aufgeploppt“ sind, haben ohne eine vernünftige Struktur einfach einen eigenen Ordner bekommen oder werden als Dokument auf der ersten Ebene abgelegt.
In diesem Beispiel, das ich so oder so ähnlich oft bei meinen Kunden vorfinde, sehen wir auf der ersten Ebene 21 Ordner und 6 Dokumente, die keinem Ordner zugeordnet wurden.
Warum ist eine so eine Dateiablage so frustrierend?
Wie lange dauert es, bis sie den Ordner gefunden haben, in den sie ein Dokument ablegen wollen. 1 Minute? 2 Minuten?
Wie lange suchen sie, bis sie ein Dokument gefunden haben, das in dieser Ablage schlummert? 2 Minuten? 3 Minuten?
Und wieviele Dokumente müssen Sie am Tag ablegen oder wiederfinden?
Annahme: 15 Dokumente, 2 Minuten Suchzeit pro Dokument
Suchzeiten in der digitalen Ablage am Tag: 30 Minuten
Fazit: Sie verlieren eine halbe Stunde am Tag durch Suchen wegen einer nicht funktionierenden Dateiablage.
Das lässt sich ändern!
Wie können Sie diese Dateiablage übersichtlicher gestalten?
Finden Sie übergeordnete Kategorien, logische Einheiten, maximal 7 ± 2. Diesen Kategorien können Sie dann die entsprechenden Begriffe zuordnen. Um alles übersichtlicher zu gestalten, habe ich in meinem Beispiel den einzelnen Ordnern noch Nummern vorangestellt (Artikelbild rechts oder nachfolgend). Damit kann ich eine individuelle Reihenfolge festlegen. Wenn ich diese nicht vorgebe, erfolgt die Sortierung immer alphabetisch.
Zweite Ebene
- Familie
- Steuern
- Versicherungen
- Haus
- Gesundheit
- Freizeit
- Auto
Ein Beispiel: Unter der Kategorie „Familie“ auf der zweiten Ebene hat jedes Familienmitglied einen eigenen Ordner bekommen. Hier können dann alle wichtigen Dokumente abgelegt werden. Man könnte hier auch das Thema Gesundheit zufügen, wenn es eine eher untergeordnete Rolle spielt. Wenn man öfter darauf zugreifen muss, dann sollte es eine eigene Kategorie werden. Die Kopien der Ausweise könnten auch auf die einzelnen Mitglieder auf der dritten Ebene verteilt werden aber auch die gezeigte Variante ist möglich.
Familie:
- Kopien / Ausweise etc.
- Mutter
- Oma
- Tochter
- Vater
Der Inhalt des Ordners „Allgemeines“ wurde den passenden Ordner zugefügt und anschließend gelöscht.
Und, wie gefällt ihnen die neue Ablagestruktur?
Übersichtlicher?
Effektiver?
Ruhiger?
Warum ist die 7 für unsere Ablage so wichtig?
Wir können in unserem Kurzzeitgedächtnis nur 7 ± 2 Informationseinheiten behalten. Diese Größe kann auch nicht durch Training vergrößert werden. Man nennt diese Zahl Millersche Zahl, da George A. Miller die These 1956 in einem Artikel so beschrieben hat.
So geht Dateiablage am besten:
Suchen sie sich Begriffe für die logischen Einheiten, für alle Ebenen der Ablage aus, die aussagekräftig sind. Sie, und alle, die darauf zugreifen, müssen mit diesen Begriffen etwas anfangen können. Gerade im privaten Bereich gibt es nicht die eine richtige Dateiablage.
Erstellen sie sich die perfekte Ablagestruktur mit 7 Informationseinheiten!
Viel Spaß dabei wünscht Ihnen
Meike Suhre von Suhre-Büroorga im Raum Duisburg
Hier finden sie weitere Beiträge zum Thema Dateiablage:
https://ordnungsservice.com/aktenordner-sortieren/
