Viele von uns arbeiten inzwischen im Homeoffice. Da dann in der Regel nur ein Arbeitsplatz vorhanden ist, vermischen sich häufig die beruflichen und die privaten Dokumente. Ich bin Meike Suhre und habe aus meiner Büroorganisation heraus einen einfachen, aber sehr effizienten Tipp, Unterlagen im Homeoffice einfach zu organisieren:
Die farbliche Codierung von beruflichen und privaten Unterlagen
Farben erreichen unser Gehirn deutlich schneller als Worte, so dass die Entscheidung, wo du auf etwas zugreifen musst oder wo du etwas abgelegt hast, mit Farben deutlich schneller funktioniert. Es kommt darauf an, die Suchzeiten bei deinen Unterlagen im Homeoffice so minimal wie möglich zu halten. Denn Suchzeiten sind frustrierend und inneffizient.
Wie fängst du an?
Erstelle für dich einen Aktenplan!
Du überlegst dir logische Einheiten, in die du deine Ablage unterteilst. Jeder logischen Einheit ordnest du eine Farbe zu. Zu jeder Einheit bildest du dann Untereinheiten.
Hier mal ein Beispiel:
Private Unterlagen im Home Office
Familie – Schule, Hobbies, Urlaub, Pflege von Angehörigen, Minijob,..
Notfalldokumente: Vollmachten, Testament, Stammbuch, Organspendeausweis,..
Haus: PV-Anlage, anstehende Renovierungen, Mietverträge, ..
Versicherungen – Haftpflicht, BU, Krankenversicherung, Hausrat, Kfz-Versicherung, Gebäudeversicherung…
Einreichen – KV, Beihilfe, Pflegeversicherung
Steuern -alle Belege, die privat steuerrelevant sind
Berufliche Unterlagen
erstellte Angebote – Kunde A, B und C, … nachhalten
erhaltene Angebote -Anbieter A, B und C – nachhalten und entscheiden
Laufende Aufträge: Nachverfolgung des Status bereits erteilter Aufträge
Ideen: neue Produkte, Blockbeiträge, Messen, Netzwerke
Welche farbigen Organisationshelfer gibt es für analoge Unterlagen?
- Verschiedenfarbige Ordner
- Bunte Ordnerrücken
- Bunte Klebepunkte auf den Ordnerrücken
- Hängemappen mit verschiedenfarbigen Mappen oder Reitern
- Loseblatt-Ablage in einer Stehorganisation mit unterschiedlichen Reitern
Wenn du bereits alles in Ordnern organisiert hast, ist die einfachste und günstigste Möglichkeit die Klebepunktmethode.
Mein Favorit ist die Stehorganisation, da du bei minimalem Platzbedarf und eindeutiger sprachlicher und farblicher Kennzeichnung alles genau im Blick hast. Du findest sie unter www.mappei.de und www.classei.de.
Das Organisieren mit einer Ablageschale ist aus meiner Erfahrung nicht möglich. Alle Dokumente liegen übereinander. Du hast große Suchzeiten, um die richtigen Unterlagen zu finden und es ist sehr schwer den Überblick zu behalten, da Dokument unter anderen „vergraben“ werden und somit aus dem Blickfeld geraten und dann verloren sind.
Ich nutze sie nur für den Posteingang, und da ist auch keine Unterscheidung zwischen beruflich und privat nötig. Du kannst sie auch gut nehmen, um Druckerpapier und Prospekt- oder Aktenhüllen sauber und gerade aufzubewahren.
Welche Möglichkeit der farblichen Markierung habe ich bei digitalen Dokumenten?
Für das Kolorieren digitaler Dokumente gibt es bereits eine größere Auswahl von Folder Marker Software. Im Moment können diese Programme nur die Ordner kolorieren. Du nimmst dann das Farbschema, das Du dir schon für die analoge Ablage in deinem Homeoffice erstellt hast, und überträgst und ergänzt es auch auf deine digitale Ablage.
Insgesamt sorgt das farbliche Organisieren privater und beruflicher Dokumente im Homeoffice für mehr Struktur und Übersichtlichkeit im Arbeitsalltag. Deine Suchzeiten werden weniger und deine Arbeitseffizienz und Motivation steigt.
Probiere es selbst aus, wie diese einfache Methode deinen Arbeitsalltag verbessern kann.
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